Кадри вирішують все або легальні способи оптимізації кадрового ресурсу

Персонал організації не є постійною величиною. Його якісний та кількісний склад постійно змінюється під впливом як об’єктивних так і суб’єктивний факторів.

Кадрова політика формується керівництвом компанії, реалізується кадровою службою під час виконання її працівниками своїх функцій. Тому всі заходи щодо роботи з кадрами – добір, складання штатного розкладу, атестація, навчання, просування – можуть заздалегідь плануватися й узгоджуватися зі стратегічними цілями та поточними завданнями компанії.

Визначення та оптимізація податкового навантаження на компанію як податкового агента всіх свої працівників. Особливо актуальним стало звучати таке питання з моменту практичної реалізації державою програми боротьби з використанням незадекларованої праці, приховування фактично відпрацьованого робочого часу та оплати всієї та/або частини заробітної плати в так званих «конвертах». Збільшення відповідальності за такі порушення передбачалося умовами ст. 265 Кодексу законів про працю України.

Такі нововведення породили безліч компаній, які пропонують різні законні та не дуже способи зменшення податкового навантаження, що випливають з фонду оплати праці конкретної компанії.

Таку схему використовують здебільшого в сімейному бізнесі та в бізнесі, який заробляє на наданні послуг, у сфері торгівлі.

Чим керуються бізнесмени, коли обирають таку тактику зменшення податкового навантаження:

• Реєстрація ФОП на І- ІІІ групі сплати єдиного податку відбувається в нашій країні доволі легко;
• Облік та звітність такого ФОП може відбуватися в електронному кабінеті податкового органу;

Якщо такий ФОП не отримує доходу від своєї діяльності, то фактично за його знаходження на робочому місці необхідно сплачувати лише ЄСВ з мінімальної заплати, що станом на сьогодні складає 1320 грн.

Але таку тактику не завжди можливо реалізувати, оскільки наймані працівники, що не є членами родини власника бізнесу, здебільшого не мають бажання оформлятися таким чином або цього не дозволяє зробити занадто швидкий потік кадрів.

Хочу зазначити, що саме такі структури найбільше привертають увагу інспекторів з праці, оскільки доволі часто ФОП ідуть на ризик і допускають до роботи осіб без оформлення трудового договору, особливо членів родини.

З огляду на судову практику така ситуація ще не є безнадійною і якщо з самого початку перевірки застосовувати правильну тактику захисту (мати в наявності підписаний наказ та трудовий договір) є можливість зменшити відповідальність, оскільки неподання повідомлення про прийняття на роботу працівника передбачає штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати, станом на сьогодні це 6000 гривень, а неукладення трудового договору: для ФОП І-ІІІ групи спочатку буде винесене попередження, за повторне таке порушення протягом двох років доведеться сплатити 30 мінімальних заробітних плат. Крім того, до ФОП який фактично допустив працівника до роботи без трудового договору за ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачена ще й адміністративна відповідальність: з першого разу доведеться оплатити  від 8,5 тис. до 17 тис. гривень, а повторне порушення протягом року – штраф від 1000 до 2000 неоподаткованих мінімумів доходів громадян – до 34 тис. грн.

Отже, тактика використання ФОП для зменшення податкового навантаження є ефективною в родинному бізнесі, але при залученні найманих працівників зі сторони необхідно не забувати про норми трудового законодавства щоб не втратити бізнес, адже ФОП за всіма своїми грошовими зобов’язаннями відповідає усім своїм майном, у тому числі і особистим, не забуваємо про це.

Так, у великому та середньому бізнесі для того щоб зменшити штат бухгалтерії, юридичного департаменту, департаменту фінансів тощо, а також для покращення якості надання таких послуг (наприклад, коли виробнича компанія знаходиться у такому місці, де дуже мало висококваліфікованих спеціалістів), такі бізнес процеси виконують управляючі компанії на умовах аутсорсингу. Крім того, використання такої тактики дозволяє компаніям зменшувати податкове навантаження з ПДВ. У такій діяльності немає нічого протизаконного якщо відповідально ставитись до оформлення договорів, а особливо до первинних документів, що є підставою для обліку операцій з надання послуг. Не є секретом, що під час перевірок податкові органи особливу увагу звертають на реальність таких операцій та підтвердження їх належними та допустимими доказами, що мають відповідати ст. 9 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Крім того, необхідно правильно організувати процес та методику надання таких послуг, оскільки податківці можуть встановити, що наприклад, за умовами договору передбачений один спосіб, а фактично відбувається у інший або не встановити фактичного способу, а також пов’язати послуги з трудовою діяльністю, особливо, коли місце реєстрації лінійних компаній та управляючої збігаються.

Така тактика є зрозумілою та ефективною, оскільки дозволяє за наявності мінімальних гарантій від держави щодо визначення мінімальної заробітної плати (сьогодні це 6000 грн.) зменшити податкове навантаження нижче мінімального рівня, зменшивши робочі години.

Необхідно заначити, що використання такої схеми зобов’язує роботодавця:

• отримати заяву від працівника на виконання ним роботи на умовах неповного робочого часу та оформити це відповідним наказом,
• ведення обліку робочого часу, тобто оформляти табелі та мінімум щомісяця підписувати їх у працівника.

За таких умов роботодавець перебуває під тиском як контролюючих органів, які можуть прийти на фактичну перевірку та «застати» працівника, який за документами не має знаходитись на роботі, але чомусь перебуває на робочому місці. Крім того, роботодавець  потрапляє в залежність від працівника, оскільки у будь-який момент останній може відмовитись від чергового підписання табелю або, навіть, написати заяву до органів держпраці, що його фактична тривалість робочого часу не відповідає юридичній. Думаю, така тактика можлива лише за реальних ризиків для підприємства та у зв’язку з цим переведення працівників на неповний робочий час. Прикладом наявності таких труднощів для багатьох підприємців виявився карантин, що є виправданням для контролюючих органів, але зловживання такими методами може погано позначитись на компанії як репутаційно так і фінансово.

В Україні законодавчо закріпленого терміну «аутстафінгу» наразі не існує. Лише п.п. 14.1.183. Податкового кодексу України містить визначення послуги з надання персоналу. Маніпуляції контролюючого органу щодо нереальності господарської операції тільки на тій підставі, що її суб’єктом названо аутстафінгом припинені судовими органами: в Постановах від 22.10.2019 року № 822/5413/15, від 19.11.2019 року № 826/16304/17, від 12.12.2019 року № 826/10751/18 та інш. Верховний Суд зазначив, що відсутність працівників та залучення персоналу на умовах аутстафінгу є законодавчою можливістю для суб’єкта господарювання. Це означає, що аутстафінг в Україні є абсолютно легальним, але до самого договору та вимоги до контрагентів є досить специфічні.

4.1. Почнемо з того, працівник, який значиться у списку залучених до аутстафінгу повинен перебувати у трудових відносинах із кадровим агентством

Непоодинокі ситуації, коли кадрова агенція надавала в розпорядження замовнику працівників, які були оформлені на третю особу. Лише цього факту виявилось достатньо, аби визнати, що у кадрового агентства не було підстав для передачі працівників замовнику на умовах аутстафінгу.

Існують випадки, коли несумлінні кадрові агентства вводять в оману працівника та не повідомляють йому, що за умовами договору, який укладається між ними, працівник працевлаштовується у компанії-нерезидента. А це означає, що доходи, отримані від такого нерезидента, є іноземними, і в такому випадку фізична особа зобов’язана самостійно подавати декларацію та сплачувати за себе податки. За такого працівника не сплачується єдиний соціальний внесок, що не дає йому право на отримання соціальної страховки: лікарняних, допомоги по безробіттю, а також такий період роботи за договором аутстафінгу не зараховується до стажу і не дає право на отримання пенсії.

4.2. Сплата ЄСВ та включення кадрового агентства до Переліку уповноважених суб’єктів:

Заради справедливості необхідно зазначити, що судова практика, яка розпочалася з постанови Верховного Суду від 07.08.2018 року № 808/760/16 говорить про те, що відсутність у контрагента достатньої кількості трудових ресурсів для здійснення будь-якого виду діяльності не є підставою для визнання господарської операції нереальною. Але все це ви маєте доводити вже в суді, відсутність списків працівників задіяних у аутстафінгу та доказів сплати ЄСВ на користь такого працівника трудовою агенцією, а також повідомлення до Мінсоцполітики України про включення такої кадрової агенції до переліку суб’єктів, що здійснюють діяльність послуг з надання персоналу, призведе до того, що контролюючий орган визнає операцію з аутстафінгу нереальною та застосує фінансові санкції.

4.3. Як завжди, найбільшу увагу приділяють належним первинним документам– акти приймання-передачі виконаних робіт, акти надання персоналу, і завдання на виконання робіт за договором аутстафінгу.

Зайвих питань можна уникнути, якщо у первинних документах зазначені ПІБ конкретних працівників, яких кадрове агентство направляє замовнику, їх кваліфікація, період виконання ними робіт та опис виконаних робіт.

4.4. Пунктом. 4 ст. 39 ЗУ «Про зайнятість населення» визначано перелік умов, коли кадровій агенції заборонено направляти працівників на робочі місця до роботодавця, в якого:

1) протягом року скорочено чисельність (штат) працівників;

2) не дотримано нормативу чисельності працівників основних професій, задіяних у технологічних процесах основного виробництва;

3) залучаються працівники для виконання робіт у шкідливих, небезпечних та важких умовах праці, а також робіт за основними професіями технологічного процесу основного виробництва.

Отже, аутстафінг є господарською необхідністю за умови використання працівників тимчасово, на виконання нестандартних процесів, наявності на ринку праці обмеженої кількості відповідних спеціалістів, залучення закордонних спеціалістів (хоча тут теж свої особливості).

Про договори ЦПД і контролюючими органами і судовою практикою сказано дуже багато. Оскільки оподаткування доходу працівника та залученої фізичної особи на умовах цивільно-правової угоди не відрізняється обсягами: підприємство платить 22% ЄСВ та утримує як податковий агент ПДФО на рівні 18% та 1,5% військового збору як з працівника так і з фізичної особи, тому не бачу великої необхідності використовувати ЦПД саме для зменшення податкового тиску.

Так, єдина перевага ЦПД – відсутність необхідності повідомляти податковий орган про початок відносин, що дає можливість швидко зорієнтуватися та укласти такий договір на стадії перевірки. Але ж не забуваємо, що договір ЦПД піддається нещадній критиці як контролюючими органами так і судами, тому якщо на робочому місці «застали», наприклад, неоформлену прибиральницю, навряд чи ви виправдаєте її знаходження цивільного правовим договором. Оскільки основною відмінністю ЦПД від трудових відносин є оплата не за процес виконання, а за результат, а в послугах, які споживаються в процесі господарської діяльності та виконуються періодично, не можна «виділити» якийсь результат. У такому випадку, на мою думку, краще доводити наявність трудового договору у вигляді наказу або письмової форми трудового договору, але відсутності повідомлення – це в рази зменшить штрафи і позбавить необхідності доводити реальність роботи прибиральниці на умовах ЦПД.

Застосування ЦПД є виправданим, якщо фізична особа яка надає конкретний обсяг послуг (робіт), наприклад, установки програмного продукту тощо, але з якихось причин не може чи не бажає оформлюватися як ФОП.

25 лютого уряд подав до парламенту Проект Закону «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо врегулювання деяких нестандартних форм зайнятості» №5161, де пропонується запровадити новий особливий вид трудового договору – з нефіксованим робочим часом, так званий «нульовий договір». Пропонується використовувати такі договори у десятипроцентному відношенні до кількісного складу інших найманих працівників підприємства. Передбачається, що така практика унормує роботу фрілансерів, проектантів, науковців, працівників у сфері ІТ та інш.

Кожний роботодавець будує свою бізнес модель та накладає на неї різні способи оптимізації податкового навантаження, навіть може використовувати всі способи одночасно, головне врахувати ризики та втілювати розумний підхід. Необхідно завжди пам’ятати, застосовуючи навіть найкращу схему оптимізації, можна все пустити нанівець неякісним виконанням в оформленні документації та черговості виконання процесів або неякісним вибором контрагента.