Електронні докази: як це працює в українських реаліях

Онлайн-торгівля, ділове листування з використанням електронної пошти, замовлення товарів та послуг, проведення переговорів, проведення онлайн розрахунків – це вже норма для бізнесу. Переведення комунікації у віртуальний простір вже стало вимогою часу.

Епідемія, спричинена коронавірусною інфекцією, пов’язані із цим український карантин і глобальний локдаун підняли на новий рівень значимість дистанційної взаємодії. Дуже своєчасно, але, нажаль, вимушено, багато сфер життя переходять в онлайн, і суди не стали виключенням.

Як повідомлялось у попередній моїй публікації, старт системи електронного судочинства, зокрема відео засідань, був не простим з огляду на тривале відстрочення запуску ЄСІТС і повноцінної роботи електронного суду. Не можна не відзначити, що прогрес не стоїть на місці і судочинство все більше використовує онлайн-формат.

На думку творців діючих процесуальних кодексів їх прийняття мало вдосконалити процес доказування в українських судах. Для цього в них вперше було впроваджено використання електронних доказів, які судова система все більш успішно використовує поряд з іншими видами доказів. Як наслідок, надзвичайно збільшується цінність електронних документів, тим більше коли вони набувають статусу електронних доказів. В цій статті спробуємо розібратись: наскільки перспективний судовий розгляд спору, якщо всі попередні правовідносини з контрагентом здійснювались онлайн?

З точки зору цільового призначення, електронні докази – це, передусім, засоби доказування, які мають сприяти повному та всебічному розгляду справи. До початку їх широкого застосування питання належності та допустимості, здебільшого, стосувалися письмових та речових доказів (оригінальність, огляд, засвідчення копій, перевірка підписів тощо). Даючи визначення електронним доказам, законодавець зосередився на формі подання, значно розширивши визначення електронних доказів порівняно з письмовими.

Поняттям електронних доказів наразі охоплюються, зокрема: текстові, голосові та мультимедіа-повідомлення, фотографії, вебсайти, електронні таблиці, відео- та звукозаписи, бази даних, тощо. Такі цифрові дані можуть зберігатися на електронних носіях – смартфонах, електронних накопичувачах (жорстких дисках), серверах, USB-флешках, дискетах і таке інше. Суд отримує такі цифрові дані з носієм, перелік таких носіїв не є визначеним та не є вичерпним.

До речі, на мою думку, самі по собі такі носії інформації вже є матеріальними доказами і повинні зберігатися у справі відповідним чином, як їх додаток. Цікаво, що жодного копіювання, тобто зміни матеріального носія електронного доказу, процесуальним законом не передбачено.

Без сумніву, законодавчо має бути врегульовано ці та ряд інших не менш актуальних питань. Для прикладу, створення скан-копії паперового документа в системі діловодства суду. Якщо електронні докази тільки проходять процес впровадження у судовому процесі, то переведення паперового (письмового) документа в електронний – це щоденне нагальне питання роботи кожного суду. Законодавцем цей процес (переведення в форму електронного документа) поки не закріплено.

Подекуди учасники процесу навіть не розуміють суть (природу) електронних документів та їх відмінностей від паперових. Учасники правовідносин звикли фіксувати та зберігати інформацію на паперових носіях, при цьому залишається питанням чи зможе електронний документ витіснити паперові носії.

Електронні докази застосовуються в усіх, без винятків, категоріях адміністративних справ. Перевага одним засобів доказування над іншими не допускається, використання електронних доказів, перш за все, є вибором сторони у справі.

Важливо розуміти, що будь-який документ, що передається через ланцюг чи систему пристроїв, проходить цілий ряд копіювань (створення «електронний копій» файлів при їх передачі, що передбачено самим функціоналом мереж). В той же час під час оцінювання такого доказу суд має переконатися, що файл не змінювався під час такого «транспортування» за допомогою, наприклад, системи «Електронний суд».

Це питання вирішується використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). На початку руху документа особа-відправник скріплює його своїм ЕЦП, фіксуючи його структуру, і одержувач, в нашому випадку суд, перевіривши ЕЦП, може бути впевненим, що документ справді має такий вигляд, у якому його відправили.

Процесуальними кодексами визначено, що електронні докази можуть подаватися в двох формах: оригіналі або в електронній копії. Копію електронного доказу треба засвідчувати ЕЦП, при цьому обов’язково вказуючи про наявність оригіналу такого доказу чи його місцезнаходження. Учасники справи подають електронні докази у паперових копіях з засвідченням таких копій відповідно до встановлених вимог. Якщо подається копія (паперова) електронного доказу, суд може витребувати його оригінал. Якщо оригінал електронного доказу не подано, при цьому інший учасник справи або суд ставить під сумнів відповідність паперової копії оригіналу, такий доказ не береться судом до уваги.

До подачі електронних доказів рекомендуємо здійснити їх фіксацію. Це можна зробити із залученням експертів (профільних установ), які досліджують зміст вебсторінок у мережі. Фіксацію за допомогою електронних сервісів можна зробити і самостійно, із залученням третіх осіб (свідків), створюючи протокол огляду доказів. Спеціалісти рекомендують використовувати декілька варіантів фіксації одного доказу. Завдяки фіксації електронних доказів зменшуються ризики при доказуванні, якщо матиме місце знищення чи зміна (заміна) електронного доказу.

Подавати до суду електронні докази слід в електронній та паперовій копіях, так як це полегшить огляд доказів судом. Так інформацію з сайту можна записати на диск, флеш-носій та окремо роздрукувати такі дані. Примірники доказів слід засвідчити ЕЦП та власним підписом, залучивши до матеріалів справи.

Окрему увагу треба приділити, і суди звертають на це увагу, порядку подання та надсилання доказів іншим учасникам справи. Суд може не взяти до увагу докази, які заздалегідь не надсилалися (не надавалися) іншим учасникам справи. Відповідні прецеденти були,коли сторона не обґрунтувала підставу неподання доказів раніше, та докази не надсилалися іншим учасникам справи всупереч нормам процесуального законодавства.

Огляд в судовій справі з такими специфічними (електронним) доказами – це найважливіша стадія процесу. За результатом огляду (дослідження) доказів судом встановлюється наявність або відсутність обставин (фактів), якими сторони обґрунтовують власні вимоги.

Пропоную розглянути декілька показових ситуацій.

У справі № 760/18250/16 предметом розгляду стало доведення факту та дати створення графічних зображень. Сторона подала до суду ряд електронних доказів на паперових копіях, зокрема, електронне листування, електронні листи, витяги з листів та графічні зображення. Процесуальне законодавство допускає такий спосіб, при цьому, паперова копія електронного доказу не вважається письмовим доказом, а є саме електронним.

Оскільки інша сторона по справі сумнівалась в належності та допустимості таких доказів, було заявлено клопотання про їх огляд. Секретарю судового засідання в приміщенні суду було надано доступ (логін та пароль) до електронної пошти, він зайшов на електрону пошту, при цьому зображення браузеру демонструвалось через проектор на великий екран для інших учасників процесу.

Таким чином колегія суддів та інші учасники справи змогли оглянути електронні листи безпосередньо в залі суду. Головуючий суддя керував оглядом та фіксував дані для протоколу: адресати листів, дати та час надсилання листів, графічні зображення (опис, назва файлу, характеристика тощо).

В іншій справі (№ 925/1082/18) предметом розгляду стали вихідні повідомлення електронної пошти сторони та встановлено направлення на електронну адресу позивача листів з прикріпленими файлами. Огляд проводився в приміщенні суду на наданому стороною ноутбуці. За результатами огляду поштової скриньки суд дійшов висновків про виконання відповідачем умов, зазначених сторонами в акті введення в експлуатацію обладнання, зокрема, щодо своєчасної передачі інструкції з експлуатації.

У вказаних справах стороною було дотримано процедуру подання електронних доказів, засвідчення копій та була забезпечена можливість перевірити оригінал електронного доказу. Проте, при аналізі судової практики з питань подання електронних доказів, можна знайти і багато рішень з відмови у залучення до матеріалів справи електронних доказів.

Так у справі № 855/122/19 суд відмовив у прийнятті  електронних доказів, вказавши на те, що відеоматеріали (телетрансляція заходу) не були належно завірені (за допомогою ЕЦП), що є порушенням вимог КАС України.

В справі № 904/2882/18 суд дійшов висновку про те, що роздруківка електронної переписки не може вважатись електронним документом (доказом). Паперова копія знімку екрану монітору (так званий «скріншот») не є належним доказом відправлення позивачем та отримання відповідачем письмової заявки про надання послуг за договором. З копії такого знімку не вбачається, лист якого саме змісту було відправлено на електронну адресу. В розумінні частини 1 статті 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» роздруківка електронної переписки також не може вважатись електронним документом (копією електронного документа), оскільки в електронному документі інформація зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Особливості електронних доказів породжують практичні питання їх огляду та фіксації. При подачі до суду електронних доказів виникає багато процедурних запитань: як правильно проводити огляд електронних доказів (на якому пристрої, учасники, порядок фіксації даних); чи потрібно складати протокол огляду або достатньо журналу та аудіо (відео) запису судового засідання; у яких випадках слід залучати експерта; як проводити огляд, якщо у суду немає технічної можливості, тощо.

Коли доказ зафіксовано, при його подачі до суду рекомендую узгодити процедурні та практичні питання огляду. Наприклад, чи має суд доступ до мережі Інтернет та можливість оглянути доказ, яким є порядок фіксації огляду (протокол огляду, протокол засідання тощо). У деяких випадках може бути необхідність у залученні експерта. Проте, у такому випадку можна провести експертні дослідження за власним запитом та, за необхідності, викликати експерта для надання пояснень у засіданні.

Головною задачею адвоката є забезпечення належного огляду електронних доказів чи вчасне складання аргументованих заперечень щодо належності електронних доказів, їхнього залучення та/або огляду.

З наданням сторонам можливості використання електронних доказів в судах, процес набув ознак сучасності та прогресивності. Однак, порядок (процедура) оформлення, подання і дослідження таких доказів наразі залишається недостатньо врегульованим. Як наслідок, використання електронних доказів у судових процесах не завжди є ефективним, що свідчить про потребу в доопрацюванні процесуальних законів шляхом внесення до них чітких та зрозумілих правил оперування цифровими даними.