Прийшла податкова перевірка: покроковий алгоритм дій платника податків

1. Податкова перевірка – основні питання

Перевірки контролюючими органами — це виклик, з яким рано чи пізно стикається кожен платник податків. Вони можуть впливати не лише на фінансовий стан підприємства, а й на його репутацію та здатність продовжувати господарську діяльність.

Варто усвідомлювати, що наразі системно послаблюється мораторій на проведення податкових перевірок, і питання вже не в тому, чи відбудеться перевірка, а в тому – коли саме вона відбудеться.  Саме тому підготовка до перевірки є не просто бажаною, а необхідною.

Така підготовка має включати не лише перевірку правильності ведення обліку, але й розуміння правових механізмів захисту.

Тож у цій статті ми розглянемо основні аспекти пов’язані з податковими перевірками, стратегію підготовки до перевірки, а також запропонуємо покроковий алгоритм дій, який допоможе уникнути помилок, ефективно взаємодіяти з перевіряючими та пройти перевірку з мінімальними наслідками.

2. Підготовка до перевірки

Податкові перевірки поділяються на документальні (планові та позапланові), камеральні, виїзні, невиїзні та фактичні. Передусім варто з’ясувати, чи включено платника податків до графіку планових перевірок. Це можна перевірити на сайті ДПС.

Зверніть увагу – зміни до плану-графіку можуть вноситись щомісяця, але прийти з перевіркою податківці мають право не раніше ніж через 30 днів після дати оприлюднення оновленого плану. Відтак, раз на місяць доцільно перевіряти – чи не потрапив платник до такого плану.

Щодо інших видів перевірок, то про них платник податків дізнається вже після їх призначення (позапланові, фактичні) або початку проведення (камеральні, в деяких випадках – фактичні). Наказ про призначення може бути вручений особисто, надісланий через електронний кабінет (за умови надання згоди на електронне листування) або поштовим відправленням за податковою адресою.

Тож ще один важливий момент – системно перевіряти всю кореспонденцію, незалежно від того, який канал комунікації використовується з податковими органами.

Які документи потрібно мати в порядку? Відразу зауважимо, – всі. Але в процесі до підготовки до проходження конкретного виду перевірки, залежно від її предмету, необхідно звернути  увагу на наступне.

(1) Планова/позапланова перевірка – мають бути в наявності всі документи з урахуванням строків зберігання. Про нові строки податківці нагадували тут. При цьому важливо не лише перевірити наявність документів (та заповнення реквізитів), а й провести аналіз їх відповідності поданій звітності. Слід звернути увагу на такі моменти:

• відповідність податкових декларацій даним бухгалтерського обліку;
• відповідність реєстрів податкових накладних деклараціям з ПДВ;
• чи не вчинялись операції з контрагентами, які мали статус ризикових або отримали його після господарської операції;
• чи не вчинялись операції з суб’єктами, яким анулювали ліцензії або статус платника ПДВ;
• чи не має платник податків податкового боргу, простроченої звітності, у тому числі, чи подані повідомлення форми 20-опп щодо всіх належних об’єктів;
• наявність економічної доцільності (ділової мети) кожної господарської операції.

(2) Фактична перевірка – мають бути в наявності всі документи відповідно до предмета перевірки та документи які мають зберігатися за конкретним місцем проведення перевірки, визначеним в наказі.

В місці перевірки мають бути:

• реєстраційні документи, ліцензії, патенти;
• документи щодо касових операцій (РРО, ПРРО, чеки, звіти);
• накладні, сертифікати, документи на товар;
• трудові договори, накази про прийняття на роботу тощо.

Оскільки фактична перевірка є раптовою, критично важливо системно притримуватися порядку в документації.

(3) Камеральна перевірка – це перевірка звітності, що проводиться без запиту додаткових документів чи повідомлення платника податків. Вона базується на аналізі даних поданих податкових декларацій і звітності.

Втім, на практиці податківці можуть надсилати письмові запити для уточнення окремих показників або отримання пояснень щодо відображеної інформації. Тому  рекомендуємо під час підготовки відповіді звірити первинні документи з поданою звітністю і, за необхідності, вчасно внести коригування.

Серед універсальних превентивних заходів, які радимо запровадити, – це  проведення внутрішнього воркшопу з працівниками відповідальними за бухгалтерський та податковий облік щодо порядку дій у випадку візиту перевіряючих та визначити осіб, відповідальних за комунікацію з податківцями під час перевірки. Ми можемо допомогти з організацією та проведенням такого навчання.

Особливу увагу слід приділити:

• основам поведінки під час перевірок;
• алгоритму надання документів перевіряючим;
• фіксації та аналізу запитів контролюючих органів.

Доцільно також впровадити проведення роз’яснювальної роботи з іншими працівниками. Всі працівники мають бути обізнані не лише щодо порядку дій у випадку візиту перевіряючих, а й про свої права та обов’язки, адже часто податківці виявляють «бажання поспілкуватися».

Зверніть увагу – перевіряючі мають право відкрито застосовувати технічні засоби та прилади та відкрито здійснювати фото, відео, аудіо фіксацію під час проведення перевірок (пп. 20.1.48 ПК України). Інформація про це має бути відображена в акті перевірки.

Загалом, регулярні інформаційні сесії для працівників щодо поведінки під час перевірок допомагають знизити напругу та створити відчуття впевненості, формують культуру правової обізнаності та знижують ймовірність випадкових помилок.

3. Прихід податкових інспекторів: перші дії

Незалежно від виду податкової перевірки – перший крок при візиті інспекторів – перевірка повноважень, правильності оформлення документів та наявності підстав для призначення перевірки.

У всіх випадках проведення виїзних або фактичних перевірок перевіряючі мають надати наказ, направлення, службові посвідчення. Непред’явлення (ненадіслання), відсутність таких документів або недоліки їх оформлення є підставою для недопуску до перевірки.

Другий крок – зафіксувати факт виходу податківців на перевірку (запропонувати зареєструватися в журналі перевірки). Зверніть увагу на такий нюанс – доволі часто при фактичних перевірках податківці обмежуються лише складанням акту перевірки. Тому важливо в журналі реєстрації зазначати не лише дату, а й час початку перевірки, оскільки це може бути одним із доказів, що підтверджують порушення процедури проведення перевірки.

Не менш важливо – створити прогнозований робочий простір для перевіряючих при проведенні виїзних перевірок: організувати робоче місце (за можливості – окремий кабінет) в якому можна зручно працювати і не заважати робочим процесам.

До організаційних питань також належить визначення та закріплення відповідального співробітника, який здійснюватиме комунікацію з перевіряючими, супроводжуватиме їх під час огляду території, координуватиме доступ до приміщень тощо. Такий підхід є важливим не лише для контролю за перебігом самої перевірки, а й з міркувань техніки безпеки — щонайменше, щоб сторонні особи не потрапили до потенційно небезпечних зон без супроводу.

Наступний крок – повідомити працівників про початок податкової перевірки та присутність сторонніх осіб на території підприємства.

4. Процес перевірки: які документи надавати, коли та як

Навіть у досвідчених фахівців вникають питання – які документи та яким чином  надавати перевіряючим. Давайте розберемось.

Насамперед звернімо увагу на наказ про призначення перевірки. Він – не просто формальність. У ньому чітко вказано (має бути вказано) предмет перевірки. Отже, саме наказ визначає рамки – які документи мають право перевіряти податківці.

Відповідно до п. 85.2 ст. 85 ПК України, платник податків зобов’язаний надати перевіряючим у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.

Також під час перевірки податківці мають право письмово запитувати документи, необхідні для проведення перевірки. Якщо запит про надання документів виходить за межі предмету перевірки – у вас є право нагадати податківцям про необхідність дотримання п. 85.1., п.85.2. ст. 85 ПК України.

Що саме має надаватись? Первинні документи бухгалтерського обліку – саме вони, згідно зі ст. 44 ПК України, є підставою для ведення бухгалтерського та податкового обліку. Тобто – надаються документи, а не їх копії. Виключення з цього правила наведені в абзаці другому п.85.2. ПК України та стосуються лише великих платників податків.

Отже, під час перевірки податківцям надаються оригінали документів. Але перед тим, як вони потраплять податківцям, такі документи мають пройти внутрішній контроль на відповідність форми та змісту вимогам законодавства: наявність дат, підписів (у т.ч. розшифрування підпису та посади), додатків, відсутність незаповнених граф або виправлень, актуальність використаних бланків тощо. Саме такий порядок мінімізує випадкові помилки.

Чи можна надати копії? Так, але лише у визначених випадках. Відповідно до п.85.4 ст. 85 ПК України, контролюючі органи мають право отримувати завірені копії первинних документів, якщо вони можуть свідчити про можливі порушення: заниження податків, приховування об’єктів оподаткування тощо. Копії повинні бути завірені підписом платника або уповноваженої особи. На цьому акцентував ВС у постанові від 25.10.2023 у справі №580/4208/22.

Разом з тим, податківці мають право робити копії документів самостійно.

Ще один важливий акцент – як передавати документи на письмовий запит податківців під час перевірки. Найкраща практика – передавати документи з супровідним листом або актом приймання-передачі з детальним переліком документів. Супровідний лист/акт оформлюється у двох примірниках: один – для податківців, другий – із підписом/відміткою про отримання – залишається у вас. Це допоможе уникнути суперечок щодо того, що саме й коли було надано. Нагадуємо: відповідно до п. 85.4 ст. 85 ПК України, письмовий запит має бути вручений платнику не пізніше ніж за 5 робочих днів до завершення перевірки. Це ще один аргумент на користь того, щоб фіксувати дату отримання запиту.

Нагадуємо також про вимоги п. 85.3 ст. 85 ПК України щодо документів, які містять комерційну таємницю або є конфіденційними. Передача таких документів для огляду, вивчення та подальшого повернення обов’язково оформлюється окремим актом.

Податківці не враховують надані документи? У цьому випадку необхідно скористатися правом, визначеним пп.44.7. ст. 44 ПК України – до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який проводить перевірку, засвідчені копії таких документів (так, у цьому випадку надаються саме копії).

5. Завершення перевірки та подальші дії

За результатами перевірки складається акт (довідка) у двох примірниках та підписується посадовими особами контролюючого органу, які проводили перевірку, реєструється не пізніше наступного робочого дня після закінчення перевірки.

Акт (довідка) про результати перевірки підписується також представником платника податків.

Важливо – підписання акту не свідчить про згоду з викладеними у ньому висновками чи оцінками контролюючого органу — це лише підтвердження отримання примірника. Втім, поряд з підписом можна вказати – «з результатами перевірки не згодні» або «заперечення буде подано окремо».

Відмова від підписання акту також не несе жодних негативних наслідків, – у такому випадку документ надсилається платнику податків поштою. Тут важливо стежити за своєчасним його отриманням, адже саме з цієї дати починається перебіг строку на подання заперечень.

Після отримання акту перевірки починається другий, не менш важливий, етап роботи – потрібно провести ретельний аналіз акту, перевірити чи враховані всі документи, чи немає помилок або викривлень у висновках перевіряючих, і підготувати обґрунтовані заперечення. Строк подання заперечень — 10 робочих днів із дати отримання акта.

В наступних публікаціях ми обов’язково поділимось секретами підготовки якісних заперечень.

6. Висновки

Податкова перевірка – це не вирок і не катастрофа, а всього лише ще один регламентований процес, до якого потрібно ретельно готуватися. Розуміння своїх прав, чітка організація дій, уважність до деталей – ось ключі успішного вирішення будь-яких викликів, пов’язаних з перевірками. Завчасна підготовка не лише мінімізує негативний вплив перевірки, але й забезпечує впевненість у своїх діях

Цей алгоритм допоможе вибудувати здорову систему внутрішнього контролю, яка працюватиме й після завершення перевірки.