Інвентаризація на підприємствах: значення, особливості та ризики

1. Вступ

Однією з найбільш звичних процедур для бізнесу є проведення щорічної інвентаризації. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначає, що для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.

Тобто, інвентаризація – це перевірка даних щодо активів і зобов’язань в бухгалтерському обліку з фактичною наявністю такого майна, метою якої є забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства.

Але чому належне проведення цієї процедури для бізнесу є важливішим, ніж може здатися на перший погляд? Давайте розберемо деталі.

2. Проведення інвентаризації: загальний порядок та особливості

Загальний порядок проведення інвентаризації визначено в Наказі Міністерства фінансів України «Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань» від  02.09.2014  № 879. Виходячи з аналізу його норм, розуміємо, що інвентаризація може бути як суцільною – коли перевіряються всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження, або частковою – якою охоплюється лише певний вид активів.

Для проведення інвентаризації керівник підприємства повинен видати розпорядчий документ, яким створюється інвентаризаційна комісія. До складу комісії включаються, зокрема, заступник керівника, головний бухгалтер, економіст та працівники матеріально-технічного відділу, які безпосередньо відповідають за облік, оцінку та рух активів, знають специфіку об’єкта інвентаризації, його вартість та первинну документацію.

У випадках, коли інвентаризація проводиться на підставі судового рішення або іншого документа органу, який має право вимагати проведення інвентаризації, посадові особи цього органу також можуть бути присутніми.

Якщо на підприємстві через великий обсяг робіт не може бути забезпечено належне проведення інвентаризації однією комісією, тоді керівник має право розпорядчим документом створити робочі інвентаризаційні комісії.

Перед проведенням інвентаризації обов’язково має бути перевірено справність ваговимірювальних приладів, завершено обробку всіх документів щодо руху активів (формуються реєстри прибуткових і видаткових документів, або звіти про рух активів; має бути визначено залишки на дату інвентаризації, а також активи повинні бути згруповані та розкладені за назвами, сортами чи розмірами у порядку, для того, щоб було зручно проводити підрахунок і мінімізувати ризики помилок.

Під час проведення цієї процедури здійснюється обов’язковий підрахунок, зважування та обмір активів.

За результатами проведення інвентаризації складаються інвентаризаційні описи, які повинні підписати всі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальні особи.

Окрім того, складається акт інвентаризації, в якому відображається інформація про:

• Готівку;
• Грошові документи;
• Бланки документів суворої звітності;
• Фінансові інвестиції;
• Грошові кошти на рахунках;
• Дебіторську та кредиторську заборгованість;
• Зобов’язання;
• Кошти цільового фінансування;
• Витрати і доходи майбутніх періодів;
• Забезпечення (резерви), які створюються відповідно до вимог законодавства.

Якщо між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку виявлено розбіжності, пропозиції щодо врегулювання розбіжностей інвентаризаційна комісія відображає у протоколі, що складається після закінчення інвентаризації і затверджується керівником підприємства протягом 5 робочих днів.

Отже, правильно організований процес проведення інвентаризації є ключовим елементом внутрішнього аудиту, що дозволяє виявити слабкі місця в обліковій системі,  забезпечити точність фінансової звітності та зміцнити контроль за ресурсами підприємства.

3. Яка періодичність проведення інвентаризації?

Загалом наказом Мінфіну від 02.09.2024 р. №879 у п. 3 розділу ІІ передбачено, що об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації у звітному році мають встановлюватися розпорядчим документом керівника. Тобто керівник підприємства сам визначає, як часто варто проводити інвентаризацію.

Проте, у ч. 2 ст. 10 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» визначаються винятки, за яких об’єкти та періодичність не визначаються керівником – а саме, коли проведення інвентаризації є обов’язковим.

Пунктом 7 Розділу І Наказу Мінфіну від 02.09.2014  № 879 встановлюються наступні випадки обов’язкового проведення інвентаризації, зокрема:

1. перед складанням річної фінансової звітності – проводиться інвентаризація всіх видів зобов’язань та активів підприємства;
2. у разі передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду, приватизації майна державного підприємства, перетворення державного підприємства, передачі державного підприємства (його структурних підрозділів) або бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління (на дату передачі), крім передачі в межах одного органу управління, в інших випадках, визначених законодавством;
3. при зміні матеріально відповідальних осіб, зміні керівника колективу (бригадира), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів або вимога хоча б одного члена колективу (бригади) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності, у цьому разі інвентаризація здійснюється на день приймання-передачі справ в обсязі активів, що знаходяться на відповідальному зберіганні;
4. у разі встановлення нестачі, крадіжок або зловживань, псування цінностей. У таких випадках інвентаризація проводиться на день виявлення цих фактів в обсязі, визначеному керівником підприємства;
5. за судовим рішенням або на підставі належним чином оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації. У цих випадках інвентаризація має розпочатися у термін та в обсязі, зазначених у належним чином оформленому документі цих органів, але не раніше дня отримання підприємством відповідного документа;
6. у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха, – інвентаризація за таких обставин проводиться станом на день, що настає після завершення цих явищ, в обсязі, визначеному керівником підприємства.
7. у разі припинення підприємства проводиться інвентаризація всіх активів та зобов’язань;
8. у разі переходу на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами (на дату такого переходу) та інших.

4. Особливості щодо строків проведення річної інвентаризації

Як Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», так і Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань, затверджене Наказом Мінфіну №879 від 02.09.2014 р., встановлює обов’язок проведення річної інвентаризації. Щорічна інвентаризація є суцільною, тобто охоплює всі види зобов’язань і всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження.

Суб’єкти господарювання повинні провести інвентаризацію перед складанням річної фінансової звітності у строки, встановлені пунктом 10 Положення про інвентаризацію активів і зобов’язань. Зокрема цим пунктом передбачається наступне:

• інвентаризація необоротних активів, запасів, поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованостей, витрат і доходів майбутніх періодів, зобов’язань проводиться протягом трьох місяців (з 1 жовтня до 31 грудня);
• для незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва, напівфабрикатів, фінансових інвестицій, грошових коштів, коштів цільового фінансування, зобов’язань у частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування проводиться протягом двох місяців (з 1 листопада до 31 грудня);
• для транспорту та інших цінностей, які на дату інвентаризації будуть знаходитися поза підприємством варто провести до вибуття з підприємства цих активів;
• інвентаризація нерухомості проводиться раз на три роки;
• інвентаризація інвентарю та приладдя проводиться щороку в обсязі не менше 30%.

5. Чи впливає обставина введення в Україні воєнного стану на обов’язок проведення інвентаризації?

Незважаючи на продовження дії режиму воєнного стану в Україні, введеного Указом Президента України №64/2022 від 24.02.2022 р., проведення інвентаризації все ще є обов’язковою процедурою, оскільки Положення №879 не звільняє підприємства від такого обов’язку.

Проте, винятком з цього правила є ситуації, коли майно знаходиться на тимчасово окупованих територіях або в районах бойових дії, оскільки інвентаризацію провести фізично неможливо, адже немає доступу до таких активів.

Пунктом 8 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.09.2014 р. № 879 визначено, що підприємства, які мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану, або підприємства, структурні підрозділи яких розташовані на (в) таких територіях, проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів.

Міністерство фінансів України у Листі «Щодо відображення в бухгалтерському обліку активів, які перебувають на тимчасово окупованій території України» від 19.06.2014 р. № 31-11410-08-10/15462 зазначило, що об’єкти, які перебувають на тимчасово окупованій території України, мають обліковуватись у складі активів підприємства. Одночасно підприємство має оцінити негативний вплив змін у економічному і правовому середовищі та визнати суми втрат від зменшення корисності щодо зазначених об’єктів за правилами бухгалтерського обліку.

У Листі Міністерства юстиції України «Щодо окремих питань, пов’язаних з діями працівників під час руйнування підприємств в зоні антитерористичної операції» від 04.06.2015  № 5777-0-4-15/8.1 передбачено, що інформація про активи, до яких неможливо отримати безпечний та безперешкодний доступ, та зобов’язання і власний капітал, які не можуть бути документально підтверджені у зв’язку з відсутністю доступу до відповідних первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, відображається за даними бухгалтерського обліку.

У Листі «Щодо окремих питань з бухгалтерського обліку» від 29.06.2016 р. № 31-11410-07-10/18732 Міністерство фінансів України наголошує, що інформація про відсутність доступу до активів та первинних документів підприємства зазначається у примітках до фінансової звітності.

Отже, майно, яке знаходиться на тимчасово окупованих територіях чи зонах бойових дій не варто списувати, інформацію про нього слід навести у Примітках до річної фінансової звітності (форма №5-дс).

6. Відповідальність підприємства у разі неналежного проведення інвентаризації

Частиною 1 статті 11 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» передбачено обов’язок підприємств складати фінансову звітність на підставі даних бухгалтерського обліку. Керівник підприємства несе відповідальність за своєчасне та у повному обсязі подання та оприлюднення фінансової звітності.

Тому, оскільки дані отримані внаслідок інвентаризації безпосередньо впливають на бухоблік, то у випадку некоректності цих даних, неправильною буде і фінансова звітність підприємства.

Під час складання річної фінансової звітності у випадку непроведення або невчасного проведення інвентаризації, дані, відображені у звітності, будуть хибними, що може мати наслідком некоректний розрахунок підприємством податкових зобов’язань.

Частиною 1 статті 164^-2 Кодексу адміністративного судочинства України визначається адміністративна відповідальність за порушення законодавства з фінансових питань, зокрема передбачено, що за ведення бухгалтерського обліку з порушенням установленого порядку, внесення неправдивих даних до фінансової звітності, неподання фінансової звітності, несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризацій грошових коштів і матеріальних цінностей настає відповідальність у вигляді накладення штрафу від восьми до п’ятнадцяти неоподаткованих мінімумів доходів громадян.

Якщо такі дії вчинено особою, яку протягом року вже було піддано адміністративному стягненню за одне з правопорушень, передбачене ч.1 ст. 164^-2, штраф становитиме від десяти до двадцяти неоподаткованих мінімумів доходів громадян.

Крім того, роботодавцем може бути застосовано дисциплінарну відповідальність до працівників, винних у непроведенні інвентаризації або її проведенні з порушеннями. Так, статтею 147 Кодексу законів про працю України визначається, що за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано догану або звільнення. Тому в роботодавця є право притягнення винної особи до відповідальності.

Отже, проведення інвентаризації – обов’язок кожного підприємства, якого варто дотримуватися, адже за неналежне його виконання законом передбачена відповідальність. Регулярно проводячи інвентаризацію та забезпечуючи точність обліку, суб’єкт господарювання демонструє  свою прозорість і надійність.

Однак варто також зазначити, що норми Положення №879 щодо встановлення обов’язку проведення інвентаризації поширюються лише на юридичних осіб, для фізичних осіб- підприємців такого обов’язку законодавством не встановлено. ФОП може прийняти рішення про проведення інвентаризації для забезпечення достовірності даних внутрішнього обліку, а також на вимогу податкового органу відповідно до пп.20.1.9 ПК України.

7. Висновки

Проведення інвентаризації є обов’язком кожного підприємства, що закріплюється як в Законі України «Про  бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», так і в Положенні про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженому Наказом від 02.09.2014 №879.

Інвентаризація відіграє значну роль в правильності складення фінансової звітності, яка подається до контролюючого органу, адже є ймовірність, що в разі неналежного її проведення некоректні дані відобразяться в бухгалтерському обліку,  що може мати негативним наслідком неправильне нарахування податків.

Важливість дотримання порядку та умов проведення інвентаризації полягає у забезпеченні  можливості своєчасного виявлення розбіжностей між обліковими та фактичними даними щодо матеріальних цінностей та, як наслідок – у своєчасному вжитті заходів щодо усунення та мінімізації виявлених помилок, забезпеченні повноти відображення матеріальних цінностей на балансі підприємства та недопущенні матеріальних втрат.