Реформа працевлаштування осіб з інвалідністю 2026: Нові правила, квоти та обов'язкові внески

1. Квартальний контроль замість річного: що змінилося?

01 січня 2026 року набрав чинності Закон України № 4219-IX, який кардинально змінює правила працевлаштування осіб з інвалідністю. Закон переглядає підхід до реалізації права осіб з інвалідністю на працю, зокрема запроваджує обов’язковий цільовий внесок для бізнесу, посилює державний контроль і вводить компенсаційні механізми.

Найголовніша процесуальна зміна — це перехід від щорічного до щоквартального звітування та контролю. Якщо раніше роботодавець міг «вирівняти» показники наприкінці року, то тепер дотримання нормативу оцінюється за кожен календарний квартал окремо.

Вимога щодо створення робочих місць для осіб з інвалідністю, як і раніше, поширюється на всіх роботодавців, незалежно від форми власності у яких працює 8 і більше осіб. Однак методика розрахунку та критерії зарахування працівника стали значно суворішими. Це забезпечує системний контроль за дотриманням вимог і дає змогу своєчасно реагувати на виявлені порушення.

2. Нові правила розрахунку нормативу

Раніше роботодавці у разі невиконання нормативу сплачували штрафні санкції. Натомість нова модель передбачає запровадження цільового внеску, що зараховується до Державного фонду соціального захисту осіб з інвалідністю. Такий підхід робить систему більш прозорою та прогнозованою: бізнес отримує можливість планувати витрати, а держава — стабільне джерело фінансування програм у сфері зайнятості.

Залежно від чисельності штату та профілю діяльності підприємства, встановлюються такі вимоги:

• від 8 до 25 працівників – щонайменше 1 працевлаштована особа з інвалідністю в кожному кварталі;
• понад 25 працівників – норматив становить 4% від середньооблікової чисельності штатних працівників за квартал;
• медичні та реабілітаційні заклади – для установ, що спеціалізуються на навчанні чи догляді за особами з інвалідністю, діє знижений норматив — 2%;
• пільгове зарахування «один за двох» – Закон передбачає стимул для працевлаштування осіб з найбільш складними порушеннями здоров’я. Роботодавець може зарахувати одну особу за двох, якщо це:

1. Особа з інвалідністю I групи (незалежно від причини інвалідності).
2. Особа з інвалідністю II групи (з порушеннями зору або психічними розладами).

До нормативу кількості працівників також зараховуються працівники на неповній зайнятості; тимчасово відсутні через лікарняний, дистанційну роботу, призупинення діяльності; особи на військовій службі; працівники за цивільно-правовим договором (ЦПД), якщо їхня робота фактично відповідає умовам трудових обов’язків.

Виконання роботодавцем обов’язку щодо нормативу, може здійснюватися також шляхом працевлаштування особи з інвалідністю на умовах стажування, передбаченого Законом України  «Про зайнятість населення», та проведеного в порядку, визначеному цим Законом, однак враховується виключно стажування, під час якого особа з інвалідністю, яка проходить стажування, отримує заробітну плату в розмірі, що перевищує розмір мінімальної заробітної плати.

При здійсненні розрахунку нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю до середньооблікової кількості осіб штатного облікового складу не включаються штатні одиниці, що відносяться до робіт, професій з важкими, шкідливими чи небезпечними умовами праці, перелік яких визначається Кабінетом Міністрів України.

Таким чином, мінімальний норматив – 1 робоче місце для працівника з інвалідністю для невеликих підприємств у разі працевлаштування більше 8 осіб. Малий бізнес із чисельністю працівників менш як 8 осіб не сплачує внесок. Також окремі винятки передбачені для бюджетних установ, які мають специфічний порядок фінансування.

Пенсійним фондом України рекомендовано сплатити внесок у разі відсутності мінімального працевлаштованого квоту якщо робочі місця залишаються вакантними та їх неможливо заповнити через відсутність кандидатів.

Акумульовані кошти фонду будуть спрямовуватися на програми зайнятості, створення інклюзивних робочих місць, надання соціальних послуг при працевлаштуванні, а також на фінансування реабілітаційних заходів і допоміжних засобів.

3. Критична вимога: рівень заробітної плати

Одна з найважливіших новел Закону № 4219-IX – тепер факт наявності трудової книжки особи з інвалідністю в штаті не гарантує виконання нормативу.

Особа з інвалідністю зараховується до нормативу лише у випадку, якщо її нарахована заробітна плата за повний місяць роботи не є меншою за розмір мінімальної заробітної плати (8647 гривень).

Якщо працівник працює на неповну ставку або отримує менше мінімальної заробітної плати, він не буде врахований при перевірці виконання квоти. Це автоматично призведе до нарахування цільового внеску.

Варто звернути увагу, що норматив продовжуватиме визначатись враховуючи показник середньооблікової кількості штатних працівників.

Вказані вимоги зобов`язують роботодавця забезпечити рівні умови праці та оплату за працю рівної цінності, безпечні та здорові умови праці, доступ до професійного навчання і розвитку, упровадження розумних пристосувань — адаптацію робочого місця з урахуванням індивідуальних потреб працівника.

Такі пристосування можуть передбачати забезпечення спеціальним обладнанням, зміну режиму роботи або адаптацію робочого простору. Це означає, що бізнес має враховувати потреби працівників з інвалідністю під час організації робочого процесу.

Роботодавці внеску мають також право безоплатно отримувати від Пенсійного фонду України та його територіальних органів в межах їхньої компетенції інформацію, необхідну для виконання обов’язків, покладених на роботодавця щодо нарахування, обчислення та сплати внеску.

4. Відповідальність: від санкцій до цільових внесків

Законодавець трансформував систему відповідальності. Адміністративно-господарські санкції за невиконання нормативу скасовано. Натомість запроваджено новий механізм — обов’язковий цільовий внесок, який підприємство сплачує у разі, якщо норматив у певному кварталі не виконано.

Розмір внеску обраховується платником шляхом визначення результату добутку таких показників:

40 відсотків середньомісячної заробітної плати (винагороди) у відповідному календарному кварталі, розрахованої на одного працівника; кількість місяців у кварталі;

різниця між встановленим нормативом робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю і середньообліковою кількістю штатних працівників – осіб з інвалідністю за квартал, які працевлаштовані роботодавцем з урахуванням вимог, визначених цією статтею щодо розміру оплати праці.

Розмір внеску розраховується з показників кварталу, за який він сплачується.

Для цілей розрахунку внеску середньомісячна заробітна плата (винагорода) обчислюється в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Роботодавці самостійно розраховують показник нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю, з округленням його до цілого значення згідно з математичними правилами округлення.

Передача платниками внеску своїх обов’язків з його сплати третім особам заборонена.

На період дії воєнного стану держава надає послаблення: розмір внеску знижено на 50% від базової ставки.

Проте за несвоєчасну сплату передбачено суворі штрафи — від 7% до 50% від суми боргу, а саме:

• за несплату (неперерахування) або несвоєчасну сплату (несвоєчасне перерахування) внеску – у розмірі 7 % своєчасно не сплачених сум;
• за донарахування територіальним органом Пенсійного фонду України або платником несвоєчасно нарахованого внеску – у розмірі 10 % зазначеної суми за кожний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50 % суми донарахованого внеску;
• за неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності про нарахування внеску – у розмірі 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

У разі самостійного виявлення платниками внеску несплачених або несвоєчасно сплачених сум внеску такі платники зобов’язані обчислити такі внески і сплатити їх з нарахуванням пені (0,1 відсотка суми недоплати за кожний день прострочення платежу).

Вимога про сплату недоїмки є виконавчим документом.

Платник внеску зобов’язаний протягом 10 календарних днів з дня надходження вимоги про сплату недоїмки сплатити суми недоїмки, штрафів та нарахованої пені.

У разі незгоди з розрахунком суми недоїмки платник внеску узгоджує її з територіальним органом Пенсійного фонду України шляхом оскарження вимоги про сплату недоїмки в порядку адміністративного оскарження або судовому порядку.

5. Звітність та роль форми № 3-ПН

Отже, з 2026 року роботодавці звітують щодо виконання нормативу на регулярній основі — щоквартально, шляхом подання звіту до органів Пенсійного фонду за місцем обліку. Сума внеску розраховується на підставі фактичних вакансій за звітний період.

Роботодавці подають звітність про нарахування і сплату внеску протягом 10 календарних днів, що настають за останнім днем граничного строку подання такої звітності зі сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

Нагадуємо, за неподання або порушення строків подання звітності передбачено штраф у розмірі 170 грн.

Також, з 2 травня 2025 року подання роботодавцями форми № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)» (затверджена наказом Мінекономіки від 12.04.2022 № 827-22) стало правом, а не обов’язком. Та попри це, саме вона може стати ключовим доказом того, що роботодавець зробив усе можливе для виконання нормативу.

Роботодавцям варто продовжувати подавати форму № 3-ПН у разі відсутності кандидатів. Особливо звернути увагу на заповнення: п. 1.14 – кількість вакансій для осіб із додатковими гарантіями; п. 2.2 – доступність та безпечність робочих місць для осіб з інвалідністю.

Хоча формально подати № 3-ПН достатньо один раз протягом трьох днів після відкриття вакансії, рекомендується робити це регулярно – наприклад, щомісяця. Це стане додатковим доказом реального наміру роботодавця виконати норматив.

У зв’язку з новими правилами підприємствам доцільно вже найближчим часом провести внутрішній аудит кадрової структури, забезпечити актуальність даних щодо статусу працівників, переглянути рівні оплати праці осіб з інвалідністю та оцінити можливі фінансові ризики. Важливо також налагодити процедури збору й аналізу даних для майбутньої звітності та передбачити у бюджетуванні можливі витрати за цільовими внесками у випадку невиконання нормативу.

Таким чином, оновлене законодавство спрямоване на реальне, а не формальне забезпечення працевлаштування осіб з інвалідністю, і тому вимагатиме від бізнесу більш системного підходу до виконання зобов’язань. Тепер уникнути відповідальності через «відсутність кандидатів» буде значно складніше, оскільки йдеться про обов’язковий фінансовий внесок, а не просто штраф.