Працевлаштування іноземців в Україні: юридичні нюанси та практичні поради

Все більше українських компаній запрошують іноземних фахівців – як у сфері IT, так і в промисловості чи сфері послуг. Це пояснюється браком кадрів, необхідністю залучати висококваліфікованих спеціалістів та інтеграцією в міжнародні ринки.

Водночас працевлаштування іноземців в Україні має свої юридичні особливості.

1. Як отримати дозвіл на застосування праці іноземців  і хто може працювати без дозволу?

Працевлаштування іноземця в Україні у більшості випадків потребує отримання дозволу на застосування праці. Цей дозвіл видається територіальними органами державної служби зайнятості на підставі пакету документів, який готує саме роботодавець, а не працівник.

Процедура передбачає подання заяви встановленої форми, копії паспорта з нотаріальним перекладом, кольорових фото, а також проекту трудового договору з іноземцем. Важливо, що дозвіл видається на строк дії трудового договору, але не більше як один рік у період навчання (для іноземців та осіб без громадянства, які прибули в Україну з метою навчання) та не більш як на два роки – для всіх інших іноземних найманих працівників та гіг-працівників. У разі укладення зовнішньоекономічного договору між українським та іноземним суб’єктами господарювання для відряджених іноземних працівників, або ж для внутрішньокорпоративних цесіонаріїв дозвіл надається не більше як на три роки.

Після закінчення цього строку роботодавець має право подати заяву на його продовження.

Разом з тим, законодавство України передбачає випадки, коли іноземець може працювати без оформлення дозволу. Це стосується, зокрема, осіб, які отримали посвідку на постійне проживання в Україні. Вони прирівнюються у трудових правах до громадян України і можуть вільно укладати трудові договори. Також дозвіл не потрібен для журналістів, акредитованих для роботи в Україні, спортсменів, які набули професійного статусу, артистів та працівників мистецтва для роботи в Україні за фахом, працівників аварійно-рятувальних служб для виконання термінових робіт, священнослужителів у певних випадках.

Особливу увагу слід приділити біженцям та особам, які отримали додатковий захист в Україні. Для них також не вимагається дозвіл на роботу, оскільки їхній правовий статус забезпечує право на працю відповідно до Закону України «Про біженців та осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту».

Зауважуємо, що під час воєнного стану резиденти Дія Сіті можуть отримувати послуги, які виконуються гіг-спеціалістами з числа іноземців та осіб без громадянства за гіг-контрактами, без отримання дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянства в Україні.

Також зверніть увагу, що на застосування праці громадян російської федерації та республіки білорусь, видача дозволів здійснюється лише за погодженням із регіональними органами СБУ.

У практиці роботодавців часто виникають ситуації, коли іноземець має посвідку на тимчасове проживання і вважає, що це автоматично дає йому право на роботу. Насправді, для тимчасових мешканців дозвіл є обов’язковим. Винятком є лише ті категорії, що прямо передбачені законом. Саме тут трапляються найчастіші порушення, які призводять до штрафів.

Таким чином, перед початком процедури працевлаштування роботодавцю потрібно визначити, чи підпадає конкретний працівник під категорію осіб, які можуть працювати без дозволу. Якщо ні – варто заздалегідь готувати пакет документів і враховувати строки оформлення.

2. Нюанси, на які варто звернути увагу при працевлаштуванні іноземного фахівця

Українські підприємці раніше не були заохочені влаштовувати іноземних фахівців, так як ЗУ «Про зайнятість населення» містив норму, якою було передбачено, що дозволи для іноземних працівників (окрім окремих категорій) видавались за умови виплати їм заробітної плати у розмірі не менше як 10 мінімальних заробітних плат.

15 жовтня 2022 року набрав чинності Закон України від 21 вересня 2022 року № 2623-IX «Про внесення змін до деяких законів України щодо застосування праці іноземців та осіб без громадянства в Україні і надання послуг з посередництва у працевлаштуванні за кордоном», яким норми, які регулювали розмір заробітної плати іноземців та осіб без громадянства, були виключені.

Важливо враховувати, що розмір заробітної плати, зазначений у трудовому договорі з іноземцем, контролюється державними органами на етапі видачі дозволу на працевлаштування. Якщо роботодавець після отримання дозволу занижує виплати, це може стати підставою для анулювання дозволу.

У практиці також зустрічаються ситуації, коли іноземцям оформлюють мінімальну зарплату для формального дотримання вимог, хоча фактично вони виконують висококваліфіковану роботу. Судова практика показує, що при перевірках контролюючі органи можуть ставити під сумнів добросовісність роботодавця, особливо якщо мова йде про іноземців, які залучаються як спеціалісти з рідкісними компетенціями. У таких випадках рекомендується встановлювати рівень заробітної плати, співмірний із ринковим рівнем для аналогічних посад в Україні.

Укладення трудового договору з іноземцем.

Укладення трудового договору з іноземним працівником має свої особливості. Насамперед, виходячи зі змісту ч. 4 ст. 42⁷ Закону «Про зайнятість населення», роботодавець зобов’язаний укласти письмовий трудовий договір з іноземцем не пізніш як за 90 календарних днів з дати видачі дозволу та надати його копію у десятиденний строк після укладення трудового договору територіальному органу державної служби зайнятості. Важливо підкреслити, що саме копія цього договору подається до центру зайнятості для отримання дозволу на працевлаштування, і від її змісту залежить позитивне рішення органу. Тому, трудовий договір повинен містити всі базові положення: умови оплати праці, строки випробувального терміну, місце роботи, посаду, обов’язки, а також гарантії та компенсації, які передбачені законодавством України.

Додатковою вимогою є чітке визначення строку дії договору. Зазвичай дозвіл на працевлаштування іноземця видається на строк до 1 року (або до 3 років для окремих категорій), і трудовий договір має узгоджуватися з цим терміном. Якщо трудовий договір укладається на довший строк, це не створює юридичних наслідків для роботодавця, але після закінчення дозволу продовжувати роботу іноземець не зможе. Практика свідчить, що деякі компанії укладають контракти «на строк дії дозволу з можливістю продовження», що дозволяє уникнути розбіжностей між трудовим договором і дозволом.

Особливу увагу варто звернути на мову договору. Хоча законодавство прямо не зобов’язує укладати договори українською та мовою іноземця одночасно, на практиці це робиться для уникнення спорів. Також у трудовому договорі варто передбачити умови розірвання: наприклад, якщо дозвіл на працевлаштування буде анульовано достроково. Це убезпечує роботодавця від претензій з боку іноземного працівника.

Типові помилки при оформленні трудових договорів з іноземцями та як їх уникнути.

1. Відсутність письмового договору.

Деякі роботодавці вважають, що з іноземцями можна оформити трудові відносини усно або обмежитися наказом про прийняття на роботу. Це грубе порушення Закону України «Про зайнятість населення».

Як уникнути: завжди укладати письмовий контракт і подавати його копію до центру зайнятості разом із заявою на отримання дозволу.

2. Невідповідність строку трудового договору строку дозволу.

Часта помилка – укладання безстрокового трудового договору або контракту на довший період, ніж виданий дозвіл на працевлаштування. У результаті після завершення строку дії дозволу працівник фактично втрачає право працювати.

Як уникнути: узгоджувати строк трудового договору зі строком дозволу. Оптимальний варіант – «на строк дії дозволу з можливістю продовження».

3. Заниження заробітної плати.

Іноді у трудовому договорі роботодавець прописує мінімальну зарплату, щоб знизити податкове навантаження. Це ризиковано: центр зайнятості може відмовити у видачі або продовженні дозволу, а при перевірці Держпраці чи ДПС можуть накласти штраф до 20 мінімальних зарплат.

Як уникнути: зазначати зарплату не нижчу за встановлений законом мінімум і співмірну з кваліфікацією працівника.

4. Відсутність двомовного тексту договору.

У практиці бувають конфлікти через те, що іноземний працівник не розуміє української мови, а контракт укладено лише українською. Це створює підстави для оскарження умов договору.

Як уникнути: укладати договір двома мовами – українською та мовою, зрозумілою іноземцю. Передбачити, що у випадку розбіжностей визначальною є українська версія.

5. Відсутність умов про дострокове розірвання.

Роботодавці часто забувають передбачити, що трудовий договір може бути розірваний у разі анулювання дозволу на працевлаштування. У такому випадку роботодавець ризикує судовим спором з працівником про незаконне звільнення.

Як уникнути: прописати окремий пункт у договорі: «Трудовий договір може бути достроково розірвано у разі анулювання або непродовження дозволу на працевлаштування іноземця».

6. Відсутність чіткого опису обов’язків.

У контракті іноді обмежуються лише назвою посади. Це ускладнює доведення фактичних трудових функцій при спорах.

Як уникнути: детально прописати посадові обов’язки, з урахуванням того, що саме на виконання цих обов’язків видавався дозвіл на працевлаштування.

Такі помилки часто стають підставою для штрафів або судових спорів. Правильне оформлення контракту – це не формальність, а запорука безпечної роботи бізнесу.

3. Податки, звітність та відповідальність роботодавця

Іноземні працівники, офіційно оформлені в Україні, підпадають під дію національного податкового законодавства. Основні податки, які утримуються із заробітної плати іноземця, аналогічні тим, що застосовуються до громадян України: 18% податку на доходи фізичних осіб (ПДФО), 5% військового збору та 22% єдиного соціального внеску (ЄСВ), який сплачується роботодавцем. Таким чином, з фінансової точки зору іноземець для підприємства є таким же найманим працівником, як і українець.

Особливу увагу слід приділити питанню податкового резидентства. Якщо іноземець перебуває в Україні понад 183 дні протягом року, він автоматично визнається податковим резидентом. У такому випадку слід враховувати міжнародні угоди про уникнення подвійного оподаткування.

Роботодавець зобов’язаний повідомити податковий орган про прийняття іноземця на роботу до фактичного початку його трудових відносин. Це правило є обов’язковим і стосується всіх працівників без винятку. Невиконання цієї вимоги розглядається як допуск працівника до роботи без належного оформлення, що може стати підставою для накладення значних штрафів.

Щодо відповідальності, то найсерйозніші санкції передбачені за використання праці іноземців без дозволу. У такому випадку роботодавець може отримати штраф у розмірі 20 мінімальних заробітних плат за кожного працівника. Наприклад, у 2025 році це понад 160 000 грн. Судова практика свідчить, що навіть якщо іноземець працював кілька днів і роботодавець встиг оформити документи із запізненням, це може бути підставою для штрафу.

Окрім фінансових санкцій, такі порушення створюють ризик для репутації компанії, особливо якщо вона співпрацює з міжнародними партнерами. Втрата довіри контрагентів може коштувати набагато дорожче, ніж штраф. Тому роботодавці мають не лише правильно оформляти іноземців, але й суворо дотримуватися строків подання звітності та виконання податкових зобов’язань.

4. Практичні поради юриста

Перше, з чого слід почати роботодавцю, який планує залучати іноземців, – це стратегічне планування. Важливо враховувати, що процедура отримання дозволу на працевлаштування займає час, а в окремих випадках може затягнутися через бюрократичні перепони. Тому документи варто подавати заздалегідь, особливо якщо планується великий проєкт із залученням іноземних спеціалістів.

Друге – це правильне оформлення пакету документів. Досвід показує, що навіть дрібні помилки у перекладі паспорта або неточності у проекті трудового договору стають причиною відмови. Тому варто користуватися послугами професійних перекладачів та юристів, які спеціалізуються на трудовому праві. Це дозволяє уникнути непотрібних затримок і повторних подач.

Третє – контроль строків. І роботодавець, і іноземець повинні пам’ятати, що дозвіл видається на певний термін, після чого його потрібно продовжувати. На практиці часто трапляється, що документи подають із запізненням, і тоді іноземець формально вважається таким, що працює без дозволу. Це одразу тягне за собою ризик штрафу.

Четверта порада стосується оплати праці. Законодавство України вимагає, щоб заробітна плата іноземців була не нижчою від встановленого мінімуму. Роботодавці іноді намагаються обійти цю норму, наприклад, оформлюючи частину зарплати як премії чи бонуси. Проте у разі перевірки такі дії можуть кваліфікуватися як ухилення від закону. Найбезпечніший варіант — фіксувати необхідний рівень зарплати у трудовому договорі.

П’ята рекомендація – це супровід після працевлаштування. Оформлення іноземця не закінчується отриманням дозволу. Потрібно стежити за податковим статусом працівника, повідомляти про зміни його умов праці, вчасно подавати повідомлення у контролюючі органи. Інакше компанія може потрапити під санкції навіть тоді, коли на момент працевлаштування все було зроблено правильно.

Протягом 2024 – 2025 років є доволі поширеною ситуація з скасування дозволу на підставі несплати ЄСВ за працівника-іноземця. Так, відповідно до Постанови Шостого апеляційного адміністративного суду від 21.01.2025 року по справі № 320/14706/23, міським центром зайнятості 20.01.2023 було прийнято наказ про скасування дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянств на підставі пункту 10 частини другої статті 42-10 Закону України «Про зайнятість населення», так як згідно з даними Відповідача за працівника роботодавцем, не сплачувався єдиний внесок на загальнообов`язкове державне соціальне страхування у період з січня 2022 року по вересень 2022 року. У той же час відповідно до квитанцій АТ «КБ ПРИВАТБАНК» позивачем сплачено єдиний внесок за січень і лютий 2022 року відповідно, а у період з 01.03.2022 по 31.12.2022 директор перебував у відпустці без збереження заробітної плати, а отже, не нараховувався і єдиний внесок на загальнообов`язкове державне соціальне страхування у зв`язку з відсутністю бази нарахування. Податкові розрахунки сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску з додатками, у тому числі за І квартали 2022 року, позивач подав лише 27.03.2023.

Позивачем вдалось довести протиправність дій центру зайнятості на підставі того, що у роботодавця, відсутній обов`язок по сплаті ЄСВ за найманого працівника за період його перебування у відпустці без збереження заробітної плати, а також враховуючи факт застосування правової норми до правовідносин, які існували до введення зазначеної норми в дію. Колегія суддів апеляційного суду погодилась з висновком суду першої інстанції.

Таким чином, рекомендуємо уважно стежити за поданням звітності та сплатою ЄСВ задля уникнення подібних ситуацій. Крім того, у разі скасування дозволу – завжди аналізуйте чи правомірно його скасовано. Для аналізу радимо завжди звертатись до юристів.

У рішенні Миколаївського ОАС від 08 липня 2025 р. по справі № 640/5356/21 ТОВ звернулося до суду з позовом до міського центру зайнятості, в якому просить суд визнати протиправним та скасувати наказ «Про прийняття рішення щодо видачі та продовження дії, скасування та внесення змін у дозволи на застосування праці іноземців та осіб без громадянства» в частині скасування дозволу на застосування праці іноземця та зобов`язати поновити дозвіл на застосування праці іноземця.

Так, позивач отримав повідомлення міського центру зайнятості, яким йому було проінформовано, що у зв`язку з неподанням роботодавцем у встановлений законодавством строк копії трудового договору (контракту), укладеного з іноземцем, було скасовано дозвіл на застосування праці іноземця.

Задля обґрунтування правомірності не надсилання копії трудового договору у визначений 10-дений строк з моменту їх укладення ТОВ посилався на карантинні норми та зупинення перебігу строків. Суд до таких посилань ставиться критично, оскільки вказаною нормою було зупинено строки звернення за отриманням адміністративних та інших послуг, а також строків надання таких послуг. Натомість, у позивача існував обов`язок подати належним чином засвідчені копії трудових договорів до МЦЗ, що не можна кваліфікувати як адміністративну послугу. Суд відмовив у задоволенні позову.

Таким чином, радимо уважно ставитись до строків, передбачених законодавством, адже, якщо вами безпричинно було пропущено строки для подання трудового договору до центру зайнятості – скасувати таку відмову буде вкрай важко.

5. Висновок

Працевлаштування іноземців в Україні відкриває для бізнесу нові можливості – залучення висококваліфікованих спеціалістів, розширення міжнародної співпраці та зміцнення конкурентоспроможності. Водночас, воно супроводжується рядом юридичних нюансів, які вимагають уважності та системного підходу. Неправильне оформлення трудових договорів, недотримання вимог щодо дозволів чи заробітної плати може призвести до суттєвих штрафів, проблем з міграційними та податковими органами і навіть до судових спорів.

Щоб уникнути ризиків, роботодавцю слід завжди діяти в межах законодавства: завчасно отримувати або продовжувати дозволи на роботу, укладати письмові та двомовні договори, забезпечувати працівнику належний рівень оплати праці та вести прозору кадрову і бухгалтерську документацію.

Досвід показує, що більшість конфліктів виникає через формальні помилки – неправильні строки договорів, нечітко прописані умови розірвання чи невідповідність заробітної плати законодавчим вимогам. Уникнути цих проблем можна завдяки професійній юридичній підтримці та ретельному супроводу кадрових процесів.