Оптимізація договірної роботи суб’єктів господарювання

Виходячи з основного виду діяльності слід виокремити види договорів, які найчастіше укладаються підприємством й потреба в яких постійно присутня. Доцільно розробити індивідуальні шаблони таких договорів з врахуванням специфіки діяльності саме Вашого підприємства.

Такі шаблони потрібно періодично актуалізовувати та приводити їх у відповідність до чинного законодавства та до реалій навколишнього господарювання.

Серед останніх тенденцій все частіше спостерігається додавання до шаблонів договорів так званого «податкового» блоку та блоку про реєстрацію податкових накладних, які призвані убезпечити покупця або отримувача послуг від втрати податкового кредиту з ПДВ та у разі недобросовісних дій контрагента дозволить перекласти на нього свої фінансові затрати від перевірок контролюючих органів.

Чіткий регламентований механізм взаємодії між працівниками/підрозділами під час укладення та виконання договорів зведе до мінімуму негативні тенденції, що можуть супроводжувати укладення угод.

Зауважу, що виконання цього розділу рекомендацій буде якісним у разі, коли такий алгоритм взаємодії складатиметься за результатами колективного обговорення всіх задіяних підрозділів суб’єкту господарювання у договірному процесі. Це дозволить виявити та врахувати навіть дрібні нюанси на шляху від пошуку потенційних контрагентів до вирішення спорів в судовому порядку.

Складовими цього розділу рекомендацій бажано зробити:

• Призначення відповідального співробітника (або створення підрозділу – в залежності від обсягів діяльності Вашого підприємства), до посадових обов’язків якого входитиме координація заходів щодо укладення угоди, комунікація задіяних у відповідному договорі працівників, узагальнення/ аналіз/зберігання інформації та документів в процесі виконання договору.
• Попередня перевірка контрагента на предмет ризиковості шляхом дослідження загальнодоступних офіційних джерел інформації та баз даних (зокрема, ЄДР, судова влада, реєстр судових рішень, реєстр боржників, реєстр виконавчих проваджень, сайт органів ДПС, YouControl, чат-боти OpenDataBot тощо). В залежності від масштабності та значимості правочину – отримання платних розширених витягів з державних реєстрів.
• Отримання переддоговірного пакету документів та інформації безпосередньо від потенційного контрагента, а саме, копій установчих документів, інформації щодо його матеріально-технічної бази та звітності з ЄСВ.

Зауважу, що окрім можливості оцінити ризиковість потенційного контрагента на переддоговірній стадії, ці заходи принесуть користь і в подальшому.

Так, за останніми тенденціями діяльності контролюючих органів податківці все частіше практикують фіксацію порушень та визначення податкових зобов’язань по взаємовідносинах з так званими «сумнівними/ризиковими» суб’єктами господарювання. Тому у разі виникнення судового спору шанси на отримання позитивного судового рішення значно зростуть, якщо Ви надасте суду докази Вашої належної обачності у виборі певного контрагенту. Такими доказами якраз і буде зібрана інформація щодо потенційної сторони договору.

• Жорсткий контроль за обміном первинними та іншими супровідними документами в межах виконання договору. Не варто скептично ставитися до цього, адже повний пакет документів гарантує вам, по-перше, безболісне проходження перевірок, а по-друге, на випадок спору в суді забезпечить доказовою базою.

Погоджений алгоритм слід оформити у вигляді інструкції, затвердити наказом керівника підприємства і ознайомлювати з ним нових працівників з перших днів працевлаштування.

Процес укладення договору є суто юридичною процедурою, яка передбачає обов’язкову участь фахівця в галузі права. Не рекомендую делегувати такі повноваження посадовим особам з НЕ юридичною освітою, хоча на практиці це частенько доручають бухгалтерові, кадровику чи менеджеру. Вони можуть бути беззаперечними професіоналами у своїй галузі знань, але всіма тонкощами юридичної справи можуть не володіти.

Крім того, самим лише укладенням договору участь юриста зазвичай не обмежується, адже в процесі його виконання можуть відбуватися нестандартні ситуації (на кшталт, невиконання контрагентом своїх зобов’язань, вплив зовнішніх факторів, що перешкоджають його якісному виконанню тощо), які потребують негайного втручання та супроводження таких відхилень. Й саме від своєчасності втручання юриста у вирішення спірної ситуації залежатиме рівень можливих негативних наслідків та їх відвернення.

Виходячи з практичного досвіду зауважу, що почастішали випадки укладення договорів у спрощений спосіб – шляхом обміну листами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень.

З точки зору практика-юриста зазначу, що такий порядок укладення договору дозволений законодавством та допускається, але в той же час з огляду на безпечність та надійність такого способу акцентую, що він є дуже ризикованим і може укладатися лише у виняткових випадках й лише з контрагентами, до яких у Вас високий рівень довіри. Уникнути зайвого ризику дозволить лише постійний юридичний нагляд.

Вирішенням юридичного супроводу може бути штатний юрист чи залучений ззовні фахівець, як для постійного обслуговування Вашого підприємства, так і за певною потребою.