Як роботодавцю ефективно застосовувати дисциплінарні стягнення

1. Вступ

Одним із найактуальніших питань бізнесу сьогодні, є управління ризиками у сфері трудових правовідносин, особливо в аспекті застосування дисциплінарних стягнень. Допущення помилок у цьому питанні, може мати фатальні наслідки.

Наприклад, якщо суд визнає звільнення працівника незаконним, роботодавець буде вимушений поновити такого працівника на роботі і сплатити йому середній заробіток за час вимушеного прогулу, строком до одного року (ст. 235 КЗпП України).

Тому, перш ніж застосовувати дисциплінарні стягнення, необхідно вжити ряд заходів, щоб в майбутньому дисциплінарне стягнення не було скасовано судом.

2. Виявлення дисциплінарних правопорушень, їх фіксація і строки застосування

Статтею 148 КЗпП України встановлено, що дисциплінарне стягнення застосовується роботодавцем безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку.

Найбільш оптимальним способом виявлення і фіксації факту порушення працівником трудової дисципліни є:

1. доповідна записка від безпосереднього керівника працівника, який вчинив дисциплінарне правопорушення;
2. проведення службового (внутрішнього) розслідування за фактами порушення трудової дисципліни.

Перший спосіб є більш простим та зрозумілим, оскільки оформлюється у вигляді нескладного за змістом і формою документу.

У доповідній записці має бути детально висвітлено обставини дисциплінарного проступку, у чому він полягав (які вимоги посадової інструкції не були виконанні), зазначена особа, яка його вчинила, наслідки, що настали або можуть настати через вчинене дисциплінарне правопорушення, а також коли воно було вчинене.

Також бажано щоб доповідна записка була зареєстрована, як вхідний документ або внутрішній документ підприємства. Реєстраційна дата доповідної записки буде вважатися датою, коли роботодавцю стало відомо про вчинення дисциплінарного правопорушення. Йти цим шляхом раціонально, якщо з дня вчинення дисциплінарного правопорушення не минув місячний строк.

Другий спосіб, це проведення внутрішнього або службового розслідування. Цей механізм фіксації дисциплінарного проступку є більш складним та вимагає попередньої підготовки.

В першу чергу на підприємстві має бути затверджено положення про процедуру проведення службових або внутрішніх розслідувань. Вказане положення є внутрішнім нормативним документом роботодавця і повинно включати: питання організації внутрішнього розслідування, строки, порядок його ініціювання, створення комісії зі службового розслідування, порядок проведення внутрішнього розслідування, збирання доказів, проведення опитування (відібрання пояснень у працівників), питання оформлення результатів службового розслідування тощо.

Використовувати службові і внутрішні розслідування раціонально коли дисциплінарне правопорушення було вчинене більше ніж місяць назад і є необхідність встановити обставини неможливості його виявлення раніше. Також, внутрішні та службові розслідування бажано використовувати, коли наслідком вчинення дисциплінарного проступку є нещасні випадки на виробництві, отримання працівниками травм, каліцтва або смерті.

3. Підстави для притягнення до дисциплінарної відповідальності

Підстави для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності можна поділити на наступні види:

• невиконання або неналежне виконання посадових обов’язків;
• порушення правил трудового розпорядку (запізнення на роботу, недотримання дрескоду, порушення правил обліку робочого часу тощо);
• прогул;
• поява на роботі у стані алкогольного чи наркотичного сп’яніння.

Якщо з доганою в цілому все зрозуміло, її можна давати за будь-який дисциплінарний проступок, то застосування звільнення, як санкції за порушення трудової дисципліни, має певні обмеження.

Вичерпний перелік проступків, через які працівника може бути звільнено, наведено у п. п. 3, 4, 7, 8, 12 ч. 1 ст. 40 КЗпП України, а також п. п. 1-3 ч. 1 ст. 41 КЗпП України.

Якщо причиною звільнення працівника стане обставина, що не відповідає визначенням, наведеним у вказаних нормах, працівник буде поновлений на роботі судом.

Тому, наприклад звільняючи працівника через запізнення на роботу або прогул, будьте готові довести, що на підприємстві існує певний трудовий розпорядок і працівник був з ним ознайомлений.

Або приймаючи рішення про звільнення працівника за появу на роботі у стані алкогольного сп’яніння, будьте готові направити такого працівника до закладу охорони здоров’я для підтвердження факту алкогольного чи наркотичного сп’яніння.

Більш складна ситуація із застосуванням дисциплінарних стягнень за невиконання посадових обов’язків.

Поняття «посадові обов’язки» законодавством не визначено, однак, з огляду на положення ст. 29 КЗпП України, посадовими обов’язками працівника можна вважати права, обов’язки та відповідальність працівника у межах займаної посади.

Посадові обов’язки краще оформлювати у вигляді окремого документу – посадової інструкції і ознайомлювати працівника із нею під підпис, в спеціальному журналі «ознайомлення із посадовими інструкціями» або на примірнику посадової інструкції, що залишається у роботодавця.

У посадовій інструкції має бути викладено вичерпний перелік обов’язків працівника, його відповідальність, підпорядкування та порядок взаємодії із іншими працівниками і посадовими особами підприємства.

Слід пам’ятати, що посадові обов’язки працівника є складовою трудового договору і покладення на працівника обов’язків необумовлених посадовою інструкцією, є незаконним.

Також необхідно врахувати, що дисциплінарний проступок у трудових правовідносинах кваліфікується саме як винне невиконання чи неналежне виконання працівником своїх трудових обов’язків і його склад має відповідати одночасно трьом критеріям:

1. дія або бездіяльність працівника;
2. вина працівника;
3. наявність причинно-наслідкового зв’язку між діями (бездіяльністю) працівника та порушенням чи неналежним виконанням покладених на працівника трудових обов’язків.

Недоведеність хоча б одного з цих елементів виключає наявність дисциплінарного проступку, саме до такого висновку дійшов Верховний Суд.

Тому, перед тим як притягати працівника до дисциплінарної відповідальності за невиконання певної роботи, необхідно по-перше, встановити чи входить така робота до кола його посадових обов’язків. По-друге, чи є у роботодавця докази ознайомлення працівника із посадовою інструкцією. По-третє, чи є у дисциплінарному проступку працівника три складові, що характеризують діяння, як дисциплінарний проступок.

4. Як довести, що працівник отримав завдання

Майже завжди при намаганні роботодавця застосувати дисциплінарне стягнення, працівники стверджують, що не отримували відповідних доручень. Як вести себе у такій ситуації?

Доручення щодо виконання роботи або завдання, може бути оформлено письмово у вигляді наказу, доведеного працівнику під підпис. Належним чином оформлений і підписаний уповноваженою особою наказ, доведений працівнику під підпис, є найбільш простим та зрозумілим доказом для суду.

Водночас, в умовах дистанційної роботи, набуває популярності надання доручень шляхом направлення електронних листів, повідомлень у месенджери (Telegram, Viber, WatsApp, Signal) та у CRM системах, на кшталт Bitrix24 або SalesDrive.

Процесуальне законодавство визначає електронні листи і повідомлення у месенджерах, як електронні докази, тож таке листування може використовуватися нарівні із іншими засобами доказування, у тому числі в трудових спорах.

Однак, електронне листування вважатиметься належним доказом, якщо воно дає змогу встановити його учасників та може підтверджувати ті чи інші доводи сторін, наприклад щодо наявності між ними відповідних правовідносин. До такої позиції дійшла Велика Палата Верховного суду у справі № 916/3027/21. Нажаль щодо застосування CRM систем, висновків Верховного Суду поки що немає, однак вказане програмне забезпечення також можна вважати своєрідним месенджером, тому вказана позиція Великої Палати має бути релевантна і до CRM систем.

На практиці складніше всього доказувати факт надання усних доручень працівнику. Тож по можливості, потрібно відмовлятися від такої практики.

Отже, для доведення факту надання працівнику доручення про виконання певної роботи або завдання, його треба оформлювати у письмовому вигляді або шляхом направлення конкретизованого повідомлення в месенджерах або інших електронних ресурсах і не забути встановити строки виконання такого доручення.

5. Повноваження осіб, які застосовують дисциплінарне стягнення

Частиною 1 ст. 147 КЗпП України встановлено, що дисциплінарні стягнення застосовуються органом, якому надано право прийняття на роботу (обрання, затвердження і призначення на посаду) даного працівника.

На перший погляд все зрозуміло, бо приймає працівника на роботу виконавчий орган, наприклад директор. Однак, інколи директор не наділений відповідними повноваженнями.

Річ у тому, що трудове законодавство оперує таким поняттям, як: «власник або уповноважений ним орган» (ст. 22 КЗпП України).

Якщо застосовувати вказану конструкцію на прикладі товариств з обмеженою відповідальністю – самої розповсюдженої організаційно-правової форми суб’єктів господарювання в Україні, власником виступатимуть учасники товариства, а уповноваженою особою – виконавчий орган (директор). Повноваження виконавчого органу визначаються насамперед статутом.

В нашій практиці був випадок, коли статутом суб’єкта господарювання не було прямо передбачено право директора приймати працівників на роботу, а тому і правом притягати працівника до дисциплінарної відповідальності такий директор наділений не був.

Звичайно, приписи ч. 1 ст. 39 Закону України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», встановлюють, що виконавчий орган здійснює управління поточною діяльністю товариства. І за умови найбільш загального тлумачення цієї норми, можна стверджувати, що до «поточної діяльності» товариства входить, зокрема, прийняття кадрових рішень. Однак вказане судження є спірним, з огляду на положення КЗпП України і може кваліфікуватися судом не на користь роботодавця.

Тому, перш ніж видавати наказ про застосування дисциплінарного стягнення, необхідно дослідити обсяг повноважень виконавчого органу роботодавця і переконатися, що вони внесені до статуту підприємства.

6. Обрання виду дисциплінарного стягнення та процедура застосування

У трудових правовідносинах, не пов’язаних із державною або військовою чи альтернативною службою, законодавство встановлює лише два види дисциплінарних стягнень – догана та звільнення (ст. 149 КЗпП України).

Слід зазначити, що застосування будь-яких інших видів стягнень за порушення трудової дисципліни, є незаконним, включаючи таку популярну практику, як впровадження системи грошових штрафів на підприємстві, оскільки такий вид стягнень прямо не передбачений трудовим законодавством.

Тому, обирати вид дисциплінарного стягнення роботодавець може лише з поміж догани і звільнення.

При обранні виду дисциплінарної відповідальності, окремої уваги роботодавця заслуговує ступінь тяжкості вчиненого дисциплінарного правопорушення.

Статтею 147 КЗпП України встановлено, що при обранні виду стягнення роботодавець повинен враховувати ступінь тяжкості вчиненого проступку і заподіяну ним шкоду, обставини, за яких вчинено проступок, і попередню роботу працівника. Вказана норма ще у 1992 році була відображена у пленумі Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» № 9.

Позиція вказаної статті та пленуму підтримується Верховним Судом і зараз (постанова КЦС ВС від 22.10.2022 у справі № 487/1491/21).

Крім того, необхідно врахувати, що інколи обмеження щодо застосування звільнення, встановлюються колективними договорами. Наприклад, досить поширеною практикою державних та комунальних підприємств, є положення в колективних договорах, що встановлюють обов’язок роботодавця не застосовувати звільнення, як санкцію за разові прогули або запізнення на роботу зранку на 10-15 хвилин тощо. Або записи в колективних договорах, що встановлюють обов’язок роботодавця надати можливість працівнику виправитися (заходи перевиховання).

Тож, при прийнятті рішень щодо застосування звільнення, як дисциплінарного стягнення, необхідно враховувати тяжкість вчинених проступків та наявні обмеження щодо застосування санкцій визначених трудовим законодавством і колективним договором.

Статтею 149 КЗпП України встановлено, що перш ніж застосовувати дисциплінарне стягнення, роботодавець повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення.

В контексті застосування дисциплінарних стягнень, письмові пояснення позиціонуються судами, як складова гарантій, наданих порушнику для захисту своїх законних прав та інтересів, направлених проти безпідставного застосування стягнення.

Доволі довгий час ненадання працівнику можливості подати пояснення щодо вчиненого ним дисциплінарного проступку, сприймалося судами, як безумовна підстава для визнання дисциплінарного стягнення незаконним.

Водночас, сьогодні від цієї практики Верховний Суд поступово відходить, все частіше визнаючи, що неотримання пояснень працівника, не є підставою для автоматичного скасування дисциплінарного стягнення, законність якого може бути доведена доказами в судовому процесі (постанова КЦС ВС від 20.05.2020 у справі № 754/4355/17).

Незважаючи на лояльну у цьому питанні судову практику, не варто ігнорувати обов’язок відібрання пояснень у працівника, оскільки зі змісту пояснень можна по-перше, отримати інформацію, що вказує на відсутність вини даного конкретного працівника. По-друге, майже завжди позиція, викладена у поясненнях лягає в основу обґрунтування майбутніх позовних вимог, що може значно полегшити стратегію захисту в суді.

Також необхідно пам’ятати, що обов’язок відбирати пояснення встановлений законом, а судова практика є явищем мінливим і може змінитися у будь-який час.

Тож, завжди відбирайте у порушника трудової дисципліни письмові пояснення, перш ніж застосовувати стягнення. Встановлюйте реальні строки для подання пояснень, однак бажано, щоб це було у рамках одного робочого дня, інакше працівник піде на лікарняний, затягуючи таким чином застосування дисциплінарного стягнення.

Якщо працівник відмовляється давати пояснення або не дав їх у встановлений строк, раціональним буде складення акту про ненадання пояснень, який підписується двома-трьома працівниками підприємства.

Отримавши пояснення працівника або акт про відмову від надання пояснень, необхідно пересвідчитися, що у роботодавця є докази того, що працівник у цей день перебуває на робочому місці. Такими доказами можуть бути: підпис у журналі відвідування робочого місця, підтвердження проходження турнікету або вхідних дверей із використанням електронної ключ-карти тощо. Якщо подібних способів фіксації прибуття працівника на роботу немає, факт присутності працівника на роботі можна підтвердити актами, складеними працівниками підприємства.

Крім того, належним доказом перебування працівника на робочому місці буде його підпис на пропозиції надати пояснення, якщо було вказано дату.

Після дотримання всіх вказаних заходів,  можна перейти до наказу про застосування дисциплінарного стягнення.

Бажано в фабулі наказу максимально конкретизувати причину застосування дисциплінарного стягнення, мотиви з яких виходив роботодавець, аргументацію щодо обрання даного конкретного дисциплінарного стягнення, а також заперечення працівника.

Наказ має бути під підпис доведений до працівника. Якщо працівник відмовляється від підпису, складається відповідний акт, який підписується іншими працівниками підприємства.

7. Висновок

Практика трудових спорів щодо застосування дисциплінарних стягнень вказує на те, що завчасне впровадження всіх необхідних внутрішніх документів, що регламентують трудову та операційну діяльність бізнесу, а також створення  механізмів, націлених на упередження настання несприятливих подій, дозволяють значною мірою скоротити можливі негативні наслідки, пов’язані із застосуванням дисциплінарної відповідальності.

Тому, при застосуванні дисциплінарних стягнень, роботодавцю насамперед необхідно  по-перше, залучати профільних юристів у галузі трудового права, по-друге, враховувати актуальну судову практику при прийнятті кадрових рішень.