Проблемні аспекти доведення факту надання послуг за агентськими договорами

1. Правова природа та сутність агентського договору

Агентські договори відіграють важливу роль в успішному веденні суб’єктами господарювання підприємницької діяльності. На сьогодні агентські угоди є широко розповсюдженими у сфері ритейлу, маркетингу, фармацевтики, спорту, а також ринку надання страхових, логістичних та рієлторських послуг.

Агентська діяльність полягає в наданні комерційним агентом послуг суб’єктам господарювання при здійсненні ними господарської діяльності, шляхом посередництва від імені, в інтересах, під контролем і за рахунок суб’єкта, якого він представляє.

Регулювання особливостей здійснення агентської діяльності в Україні здійснюється гл. 31 Господарського кодексу України, а у частині, що не врегульована нормами ГК України, до агентських відносин застосовуються відповідні положення гл. 68 Цивільного кодексу України, якими регулюються відносини доручення.

Так, за агентським договором комерційний агент зобов’язується надати послуги другій стороні (принципалу) в укладенні угод чи сприянні їх укладення від імені такого суб’єкта і за його рахунок. Водночас варто зауважити, що комерційним агентом може бути саме суб’єкт господарювання (фізична особа-підприємець або юридична особа), який за повноваженням, основаним на агентському договорі, здійснює комерційне посередництво (ст. 295 ГК України).

Таким чином, укладення договору з агентом дозволяє принципалу отримати низку важливих переваг, які дозволяють збільшити продуктивність та ефективність ведення бізнес-процесів. Передусім, це можливість раціонального використання часу та ресурсів, адже принципал передає частину своїх обов’язків агенту, зосереджуючи свої сили на стратегічних аспектах бізнесу. При цьому знижується рівень ризиків, оскільки агент завдяки своїй галузевій спрямованості та діловій репутації може досягати кращих результатів у виконанні поставлених завдань, одночасно відповідаючи за якість їх виконання.

Попри очевидні переваги агентського договору для обох його сторін, на практиці часто виникають ситуації, коли принципали, своєчасно отримавши від агента якісно надані послуги, не виконують своїх зобов’язань щодо оплати винагороди. Це, в свою чергу, створює серйозні труднощі для агентів, які змушені захищати свої порушені права та інтереси у судовому порядку. У таких випадках ключовим стає питання належного доведення факту надання агентських послуг, адже саме від цього залежить зможе успішно агент стягнути заборгованість з недобросовісного контрагента, чи ні.

Тож, пропонуємо нижче розглянути типові труднощі, які виникають у спорах щодо стягнення заборгованості за агентськими договорами, а також ключові способи їх подолання та запобігання.

2. Типові труднощі у доведенні факту надання агентських послуг

Одним з основних принципів господарського судочинства є принцип змагальності, що полягає в тому, що кожна сторона повинна довести ті обставини, на які вона посилається на підтвердження чи заперечення вимог. При цьому збирання доказів у господарських справах не є обов`язком суду, крім випадків, встановлених законом.

Відповідно до положень ст. 74 ГПК України, дані можуть бути встановлені письмовими, речовими й електронними доказами, висновками експертів, а також показаннями свідків.

При чому відповідно до ст. 79 ГПК України, звертаючись до суду із позовною заявою про стягнення заборгованості за агентським договором, агент має надати суду саме ту кількість доказів, яка зможе переважити доводи протилежної сторони судового процесу. Іншими словами, суд буде оцінювати докази та обставини справи з огляду на їх вірогідність, яка дозволяє дійти висновку, що факти, які розглядаються скоріше були (мали місце), аніж не були.

Як відомо, агентські послуги надаються у динамічному режимі, що зумовлює необхідність здійснення агентом широкого спектру комунікаційних і організаційних дій. Найчастіше – це проведення безпосередніх перемовин із потенційними контрагентами принципала, здійснення телефонних або відеодзвінків для обговорення деталей співпраці, а також активне використання електронної пошти та месенджерів для обміну інформацією, документами чи узгодженням умов потенційних угод. У багатьох випадках агент діє в режимі реального часу, адаптуючись до швидко змінюваних обставин і потреб принципала.

Однак, такий формат надання послуг, попри свою високу ефективність та зручність, має один суттєвий недолік — складність фіксації виконаних дій. Більшість комунікацій, що здійснюються агентом зазвичай ніяким чином не протоколюються, особливо телефонні та відеодзвінки, як і безпосередні очні зустрічі. Листування в месенджерах чи електронною поштою часто можуть видалятись або бути настільки великими за обсягом, що їх важко буде віднайти у майбутньому. Як наслідок, відсутність системного підходу до документування виконаних завдань і результатів роботи агента може стати серйозною перешкодою для захисту його прав на отримання винагороди у випадку звернення до суду.

Помилково також і вважати, що передбачення в агентському договорі умови про те, що факт надання агентом послуг, їх обсяг та вартість мають бути підтверджені актом приймання-здачі виконаних робіт, що підписаним обома сторонами, зможе убезпечити Вас від можливих проблем у випадку не виконання принципалом зобов’язань з оплати наданих послуг. Так, недобросовісні замовники часто ухиляються від підписання актів приймання-передачі наданих послуг, мотивуючи це незадовільною якістю наданих послуг або взагалі заперечуючи факт її надання, а відповідно до вже усталеної правозастосовної практики Верховного Суду, передання і прийняття наданих послуг на підставі підписаного в односторонньому порядку акта і виникнення за таким актом прав та обов`язків можливе лише за наявності реального надання послуг за договором у разі неотримання обґрунтованої відмови про причини неприйняття послуг у строк, визначений договором, що має бути доведено у суді. Тому, так чи інакше агенту необхідно мати напоготові додаткові докази, що зможуть вказувати на реальність надання послуг.

Окремої уваги заслуговують і ті ситуації, коли принципал визнає факт отримання послуг, але ставить під сумнів їх обсяг або відповідність умовам договору. У таких випадках виникає проблема обґрунтування адекватності виконаних дій та розміру винагороди. Без наявності документів, які деталізують взаємодію між агентом та третіми особами, довести обсяг виконаної роботи, її відповідність умовам договору та обґрунтованість розміру винагороди стає вкрай складно.

Відтак, відсутність або недостатність належних та допустимих доказів, які могли б підтвердити факт надання агентських послуг є найбільш поширеною причиною відмов господарськими судами у задоволенні позовних вимог агентів.

Таким чином, типові труднощі у доведенні факту надання агентських послуг зумовлені як недосконалістю умов агентського договору, що укладається між сторонами, так і не приділенням агентом достатньої уваги фіксації процесу надання принципалу агентських послуг вже на етапі виконання договірного зобов’язання. Ці аспекти слугують полем для маневру та зловживань з боку недобросовісного принципала, створюючи при цьому серйозні виклики для агентів, чиї законні права та інтереси були порушені.

3. Практичні поради, що стануть у нагоді на етапі укладання агентського договору

«Якщо ви не в змозі запобігти проблемі, то будете змушені справлятися з її наслідками». Цей вислів дуже влучно описує те, наскільки важливим у контексті труднощів у доведенні факту надання агентських послуг, є приділення особливої уваги етапу підготовки та узгодження умов агентського договору.

Ключовим на цьому етапі є передбачення таких умов договору, які дозволять найбільш повно  забезпечити належне виконання договору, а також звести до мінімум ризики для обох сторін у випадку його невиконання.

Ось декілька рекомендацій, що допоможуть Вам скласти надійний агентський договір:

• ретельне визначення характеру та обсягу тих послуг, які має надавати агент

У тексті договору варто максимально конкретизувати види дій, які входять до обов’язків агента. Наприклад, до умов майбутнього агентського договору варто включати такі формулювання як: «комплексний аналіз, пошук та опрацювання ринку та конкурентного середовища», «виявлення та пошук комерційно-ефективних клієнтів та/або контрагентів», «ведення переговорів з потенційними клієнтами та/або контрагентами щодо умов та цін реалізації товарів/робіт/послуг», «узгодження між принципалом та контрагентами обсягу та асортименту товарів/робіт/послуг», «узгодження та організація між принципалом та контрагентами укладення, внесення змін, розірвання договорів про співпрацю, додаткових угод, специфікацій», «контроль над виконанням умов договорів, обсягів замовлення та строків оплати» тощо. При чому, у кожному конкретному випадку слід враховувати й специфіку економічної діяльності принципала та особливості ринку на якому вона впроваджується.

• визначення конкретних показників результативності, які свідчитимуть про належне виконання агентом своїх зобов’язань та дохідної частини агента

До прикладу, це може бути кількість укладених договорів про співпрацю з новими контрагентами та/або досягнення певного кількісного рівня продажів окремих товарів/робіт/послуг. Щодо дохідної частини агента, то тут є варіація різних моделей оплати. Залежно від випадку це може бути фіксований розмір винагороди, відсоток від суми укладеної угоди з новим клієнтом/контрагентом, різниця між початковою ціною товару/роботи/послуги та ціною зафіксованою в угоді тощо.

• фіксація та документування надання послуг

У майбутній агентський договір вкрай важливо включити положення, які будуть регламентувати порядок фіксації надання послуг.

По-перше, наполегливо рекомендуємо передбачити обов’язкове складання та подання агентом проміжних звітів (щомісяця або поквартально) з обов’язковим його затвердженням принципалом. Вказаний звіт має містити інформацію про всі виконані дії та підтвердження їх реального вчинення (наприклад, копії електронного листування чи протоколи проведених зустрічей, а також копії договорів та інших документів, що були укладені за представництва агента). Такий підхід забезпечить агента доказами дійсного надання послуг у разі порушення принципалом договірних зобов’язань з оплати наданих послуг і необхідності ініціювання судового процесу.

По-друге, варто передбачити перелік відповідальних посадових осіб кожної сторони, з якими має вестися комунікація у процесі виконання договірних зобов’язань. Це можуть бути офіційні представники сторін, чиї повноваження підтверджені відповідними документами або ж працівники підприємства. При визначенні переліку відповідальних осіб слід зазначати їх посади, офіційні електронні адреси, контактні номери телефонів та інші засоби зв’язку, які будуть використовуватися для обміну інформацією.

По-третє, не менш важливо приділити увагу і процедурі підписання актів приймання-передачі наданих послуг. У договорі слід чітко визначити строки та порядок підписання актів, а також наслідки несвоєчасного їх підписання з боку принципала. Наприклад, можна включити положення, згідно з яким акт вважатиметься підписаним, а послуги прийнятими, якщо принципал не надав обґрунтованих зауважень до визначених в акті послуг у встановлений договором спосіб та строк.

Наведені рекомендації є не тільки надійною основою для побудови прозорих та захищених правовідносин між агентом і принципалом, але й слугують ефективним запобіжником на випадок порушення зобов’язання принципалом. Використання таких підходів дозволять забезпечити сильну позицію для успішного стягнення заборгованості у разі виникнення судового спору.

4. Висновки

У підсумку варто зазначити, що ризик порушення зобов’язань з боку контрагента існує завжди. Відтак, завжди важливо мати належно оформлені та систематизовані докази, що дозволять підтвердити у суді факт реального надання агентських послуг відповідно до умов укладеного договору.

Тому, на етапі укладення агентського договору важливо приділяти особливу увагу деталізації умов, що стосуються характеру та обсягу агентських послуг, а також чітко механізму їх надання та прийняття. На етапі ж виконання договору, належним чином фіксуйте та документуйте процес надання агентських послуг.

Фахівці ЮК «АРМАДА» спеціалізуються на стягненні заборгованості та вирішенні спорів, що виникають у зв’язку з порушенням зобов’язань за агентськими договорами. Наші юристи забезпечать повний супровід на всіх етапах процесу: від збору та аналізу доказів до представництва інтересів у суді та виконання рішення.