1. Вступ

Всі, хто так чи інакше пов’язаний із веденням господарської діяльності хоч раз стикалися із таким регістром бухгалтерського обліку, як акт звірки взаємних розрахунків.

Акт звірки взаєморозрахунків – це бухгалтерський документ, що відображає розрахунки між двома контрагентами. Акт звірки є незамінним документом для інвентаризації кредиторської і дебіторської заборгованості або для визначення стану заборгованості у рамках взаємовідносин із певним контрагентом, також його можна використовувати при формуванні управлінської звітності, аналітики та для потреб аудиту.

Тому, з огляду на популярність акту звірки взаєморозрахунків постає питання, чи можна його використовувати в якості доказу для стягнення заборгованості в судовому порядку.

2. Доказування сум заборгованості в судовому процесі

В контексті спорів щодо стягнення дебіторської заборгованості першочергове значення мають докази наявності такої заборгованості. Однак, у господарському процесі до доказів виставляються певні вимоги (критерії), які ще мають назву «стандарт доказування».

Процесуальне законодавство визначає такі поняття, як належність та допустимість доказів. Належними є докази на підставі яких можна встановити обставини, які входять в предмет доказування. Допустимими є докази, отримані у порядку, визначеному законом.  При цьому, обставини, які відповідно до законодавства повинні бути підтверджені певними засобами доказування, не можуть підтверджуватися іншими засобами доказування (ст. 77 ГПК України).

На сьогоднішній день Верховний Суд займає позицію відповідно до якої належними доказами, що підтверджують наявність чи відсутність заборгованості, а також встановлюють розмір заборгованості, можуть бути виключно первинні документи, оформлені у відповідності до вимог ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (Постанова КГС від 20.05.2020 року у справі № 918/535/19, Постанова КГС від 12.09.2018 року у справі № 910/22923/17).

Тому, у справах про стягнення заборгованості, свої вимоги необхідно обґрунтовувати, насамперед, належним чином складеними і підписаними первинними бухгалтерськими документами.

3. Чи може акт звірки взаємних розрахунків вважатися первинним бухгалтерським документом?

Як відомо, головною передумовою виникнення заборгованості суб’єктів господарювання є господарська операція, тобто дія що призводить до зміни у структурі активів та зобов’язань учасників такої господарської операції.

В свою чергу господарські операції мають оформлюватися первинними бухгалтерськими документами, вимоги до реквізитів яких визначені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерській облік та фінансову звітність в Україні», що підтверджують поставку товарів/робіт/послуг та оплату у будь-якій формі.

Прикладом первинних бухгалтерських документів є: видаткова та прибуткова накладні, товаро-транспортна накладна; акти виконаних робіт, акти наданих послуг, акти приймання-передачі, інвойси, платіжні інструкції (раніше доручення), фіскальні чеки, прибуткові та видаткові касові ордери тощо.

Отже, з огляду на положення законодавства про бухгалтерський облік, документ може вважатися первинним бухгалтерським документом, якщо з його змісту вбачається зміна у структурі активів та зобов’язань учасників господарських відносин (наприклад поставка товарів/робіт/послуг).

В свою чергу, акт звірки взаємних розрахунків не призводить до зміни у структурі активів та зобов’язань учасників господарської операції, а лише ідентифікує та впорядковує (систематизує) вже проведені контрагентами господарські операції, з метою визначення актуальної ситуації по розрахунках.

Крім того, як вже зазначалося первинний бухгалтерський документ повинен містити всі обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (назву документу; дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; ПІО осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції).

Тому, з огляду на положення закону про бухгалтерський облік, за своєю правовою природою, акт звірки взаємних розрахунків не може вважатися первинним бухгалтерським документом ні за формою ні за змістом, а отже і бути доказом суми заборгованості. Позиція про те, що акт звірки взаєморозрахунків не є первинним бухгалтерським документом також неодноразово підтримувалася Постановами Верховного Суду (справа № 905/1198/17, 910/1389/18).

4. Як все ж таки можна використовувати акт звірки взаємних розрахунків у господарському спорі?

Перш ніж дати відповідь на те, як використовувати акт звірки взаєморозрахунків, необхідно пересвідчитися, що він не має дефектів.

Найбільш розповсюдженим дефектом актів звірки взаєморозрахунків є його підписання неуповноваженими особами.

Зазвичай акти звірки оформлюють бухгалтери підприємств. Як правило, бухгалтер перебуває у штаті підприємства або обслуговує бізнес в рамках договору про надання бухгалтерських послуг.

У першому випадку бухгалтер буде керуватися наказами по підприємству, наказом про облікову політику та своїми посадовими інструкціями, як основним документом, що визначає обсяг прав, обов’язків та відповідальності працівника, у тому числі бухгалтера підприємства.

Отже, якщо посадовими інструкціями або довіреністю бухгалтеру підприємства не надано права підписувати акт звірки взаємних розрахунків, можна вважати, що акт підписаний неуповноваженою на те особою.

У випадку аутсорсингу, всі повноваження бухгалтера мають бути прописані у відповідному контракті.

Також необхідно пересвідчитися, що в акті відображені всі господарські операції в рамках яких виникла заборгованість.

Щодо використання акту в якості доказу в суді необхідно врахувати наступне.

За загальним принципом доказування в господарському процесі, кожна сторона повинна довести ті обставини на які вона посилається як на підставу своїх вимог або заперечень.

В свою чергу, доказами є будь-які дані, на підставі яких суд встановлює наявність або відсутність обставин (фактів), що обґрунтовують вимоги і заперечення учасників справи, та інших обставин, які мають значення для вирішення справи. Ці дані встановлюються такими засобами: письмовими, речовими і електронними доказами; висновками експертів; показаннями свідків (ст. 73 ГПК України).

Крім того наявність обставини, на яку сторона посилається як на підставу своїх вимог або заперечень, вважається доведеною, якщо докази, надані на підтвердження такої обставини, є більш вірогідними, ніж докази, надані на її спростування.

З огляду на диспозицію вказаних положень процесуального законодавства, акт звірки взаєморозрахунків є письмовим доказом і оскількн він складений за результатом проведення ряду господарських операцій, його зміст може вказувати на наявність заборгованості.

Наприклад, ще у 2019 році Касаційний господарський суд у складі Верховного Суду сформував правовий висновок про те, що підписання акту звірки взаємних розрахунків є дією щодо визнання боргу та підставою для переривання перебігу строків позовної давності.

Крім того, у постанові від 04.12.2019 року у справі № 916/1727/17 Касаційний господарський суд у складі Верховного Суду зазначив, що:

«Разом з цим, акт звірки може вважатися доказом у справі у підтвердження певних обставин, зокрема у підтвердження наявності заборгованості суб`єкта господарювання, її розміру, визнання боржником такої заборгованості тощо. Однак, за умови, що інформація, відображена в акті підтверджена первинними документами та акт містить підписи уповноважених на його підписання сторонами осіб. Як правило, акти звірок розрахунків (чи заборгованості) складаються та підписуються бухгалтерами контрагентів і підтверджують остаточні розрахунки сторін на певну дату. Відсутність в акті звірки підписів перших керівників сторін або інших уповноважених осіб, які мають право представляти інтереси сторін, у тому числі здійснювати дії, направлені на визнання заборгованості підприємства перед іншими суб`єктами господарювання, означає відсутність в акті звірки юридичної сили документа, яким суб`єкт господарської діяльності визнає суму заборгованості. Слід також зазначити, що чинне законодавство не містить вимоги про те, що у акті звірки розрахунків повинно зазначатись формулювання про визнання боргу відповідачем. Підписання акту звірки, у якому зазначено розмір заборгованості, уповноваженою особою боржника, та підтвердження наявності такого боргу первинними документами свідчить про визнання боржником такого боргу».

При цьому, Верховний Суд не визначив, що акт звірки взаємних розрахунків є безумовним доказом визнання заборгованості, а вказує, що, за певних обставин, він може таким вважатися.

5. Висновок

З огляду на актуальну судову практику Верховного Суду, для успішного стягнення дебіторської заборгованості, суб’єкту господарювання треба мати належним чином оформлені первинні бухгалтерські документи.

Водночас, акти звірки взаєморозрахунків можуть використовуватися позивачами на підтвердження фактів визнання заборгованості відповідачами, підтвердження фактів переривання строків позовної давності за відповідними вимогами, за умови, що вони складені і підписані уповноваженими на це особами.