1. В чому унікальність фактичних перевірок?

Фактичні перевірки — це потужний та багатогранний інструмент контролю, який за умови правильного використання, має сприяти збалансованості інтересів держави та платників податків. Для держави це спосіб перевірки податкової інформації, а для платників – швидкий і не обтяжливій інструмент підтвердження правильності своїх дій.

З цією метою законодавець наділив фактичні перевірки такими відмінностями:

• широкий предмет перевірки, який зокрема охоплює дотримання вимог щодо обігу готівки, проведення розрахункових операцій, ведення касових операцій, виробництва та обігу підакцизних товарів, наявності ліцензій і свідоцтв, а також оформлення працівників;
• ініціювання перевірки: податковий орган може розпочати її як за власною ініціативою, так і на підставі інформації, отриманої від інших осіб чи контролюючих органів.
• умови проведення: перевірка здійснюється без попереднього повідомлення платника податків і проводиться безпосередньо за місцем його діяльності (пп. 75.1.3 пункту 75.1 статті 75 ПК України).
• додаткові методи та заходи: може включати попередні заходи, такі як контрольні закупки, або поточну фіксацію у формі спостереження (хронометражу);
• перевірка фактів: перевіряються не бухгалтерські документи, а правильність фактичних дій (фактичного стану речей) суб`єкта підприємницької діяльності.

Завдяки цим особливостям фактична перевірка поєднує в собі контролюючі, інспекційні, ідентифікуючі та превентивні функції.

Разом з тим існує й інша особливість фактичної перевірки – це відсутність нормативного визначення вимог до оформлення її результатів, який запроваджений, наприклад, для документальних перевірок ще в 2015 році. Це негативно впливає як на якість самого процесу проведення фактичних перевірок, так і на якість оформлення їх результатів.

2. Як використовується інструмент контролю?

Призначаючи проведення фактичної перевірки, податківці іноді намагаються використати її замість інших видів податкового контролю та допускають порушення призначення та фіксації її результатів.  Такі порушення, як правило, стають підставою для визнання податкових повідомлень-рішень протиправними та їх скасування.  Ось приклади поширених порушень:

• У справі № 460/16481/23 судами встановлено, що фактична перевірка була  призначена з метою  перевірки даних податкової декларації з ПДВ на суму меншу за 100 тис. грн., що не відноситься до предмета фактичної перевірки з огляду на вимоги  пп.78.1.8. п.78.1 ст.78 ПК України;
• Накази не містять фактичних обставини, які обґрунтовують  призначення проведення фактичної перевірки або містять лише формальні ознаки, що не враховує актуальних висновків ВС. Такі порушення встановлено, наприклад, у справах № 280/2549/24, № 320/20377/23, №160/19277/23, 160/16078/23, 160/24369/23;
• У справах   № 560/2238/24, № 620/16255/23,  № 300/5842/23, № 440/12931/23  суди встановили, що згідно з наказами перевірка охоплює також  попередні періоди, що є ознакою документальної, а не фактичної перевірки, проте однозначної судової практики з цього питання ще немає;
• Покладення в основу акта перевірки відомостей, які не були отримані в ході проведення фактичної перевірки стало підставою скасування її результатів судом апеляційної інстанції у справі №440/12931/23;
• Під час фактичних перевірок перевіряються не бухгалтерські документи, а правильність фактичних дій (фактичного стану речей) суб’єкта підприємницької діяльності, такий висновок, поряд з іншими порушеннями, став підставою для скасування ППР у справах № 600/3310/23-а; 380/13375/21; 620/16255/23.
• Накази не містять обов`язкових реквізитів визначених пунктом 81.1 статті 81 ПК України, неможливість ідентифікації суб`єкта господарювання має наслідком незаконність наказу про проведення перевірки та ППР за її наслідками, такі обставини встановлено у справах № 480/3445/24, №160/24369/23, №560/2963/23, №280/7512/23, № 160/6148/23.

Як бачимо, порушення є різноманітними. Тому варто ретельно підходити до питання супроводження проведення фактичної перевірки.

3. Як проводиться фактична перевірка відповідно до ПК України?

Фактична перевірка проводиться без попередження платника податків за місцем фактичного провадження господарської діяльності, місцем розташування господарських об‘єктів або інших об’єктів права власності такого платника. (пп. 75.1.3, п 80.1 ПК).

Перед початком проведення перевірки платнику податків мають бути пред’явлені:

• Направлення на проведення перевірки.
• Службові посвідчення осіб, зазначених у направленні.
• Копія наказу про проведення перевірки,
• яка має бути вручена платнику податків.

Непред’явлення цих документів (або їх не надсилання у випадках передбачених ПК України), або виявлення недоліків в їх оформленні є законною підставою для недопущення податківців до проведення фактичної перевірки.

Вимоги до направлення та наказу на перевірку наведені у пп. 81.1 статті 81 ПК України.

Перевірку можуть проводити щонайменше двоє працівників контролюючого органу у присутності представника платника податків або уповноваженої особи/особи, яка здійснює розрахункові операції.

Перед початком перевірки податківці можуть провести контрольну розрахункову операцію, щоб перевірити дотримання правил ведення розрахунково-касових операцій.

Під час самої перевірки перевіряючі мають право проводити хронометраж господарських операцій (спостереження для встановлення реальних показників діяльності), фотографувати, а також опитувати працівників чи свідків. Результати хронометражу оформлюються у вигляді довідки, яку підписують представники податкового органу та платника податків.

Результати перевірки оформлюються у формі акта, якщо встановлено порушення, або довідки, якщо порушень не виявлено. Акт (довідка) підписується посадовими особами контролюючого органу та платником податків або його представником.

4. Кілька практичних рекомендацій: як діяти під час перевірки

В першу чергу перевірте надані податківцями документи, які надають їм право проводити перевірку: наказ, направлення, службові посвідчення. Особливу увагу зверніть на наявність та оформлення реквізитів, перелічених у пункті 81.1 статті 81 ПК України.

Обов’язково фіксуйте факт виходу осіб на перевірку. Для цього надайте журнал реєстрації перевірок контролюючими органами.

Організуйте робоче місце для перевіряючих. Доцільно виділити окремий кабінет, де вони зможуть зручно працювати і не заважати робочим процесам.

Повідомте працівників про початок податкової перевірки та присутність сторонніх осіб на території підприємства.

Призначте уповноваженого представника, який супроводжуватиме перевіряючих, фіксуватиме їх дії та можливі порушення. При цьому дотримуйтесь нейтральної позиції: не створюйте перешкод, але наголошуйте на процедурних вимогах.

Реєструйте у журналі вхідної кореспонденції не лише дату, а й час отримання запитів від перевіряючих. Те саме зробіть на другому примірнику запиту. Це дозволить захистити себе від порушень вимог пункту 85.4 статті 85 ПК України.

Передачу документів оформлюйте актом(актами) приймання-передачі із зазначенням переліку документів та їх реквізитів. Передачу та повернення документів, що містять комерційну таємницю чи конфіденційну інформацію, оформлюйте окремим двостороннім актом з  зазначенням повних даних посадової (службової) особи, що їх отримала.

Вимагайте від податківців оформлення опису отриманих документів і та надання його копії. У разі відмови Ви можете направити відповідне письмове повідомлення.

Якщо в описі не враховані всі надані вами документи або їх перелік наведено лише узагальнено, направте комплект документів листом з описом вкладення на адресу податкового органу. Обов’язково зазначте у супровідному листі причину такого повторного направлення.

Пам’ятайте, що саме комплексний підхід і документальна фіксація дій сприятимуть дотриманню Ваших прав під час проведення фактичної перевірки.

5. Що робити, якщо отримали акт перевірки?

Якщо Ви не згодні з результатами перевірки, варто діяти невідкладно, адже часу на підготовку заперечень до акту не так вже й багато – лише 10 робочих днів. Тому доцільним є залучення кваліфікованого юриста вже на цьому етапі. Це дозволить структурувати роботу, зосередитися на головному і якісно підготуватися до захисту порушених прав.

Алгоритм дій при отриманні акта податкової перевірки.

Перевірте викладені в акті обставини: зверніть увагу на помилки, неточності або прогалини у висновках контролюючого органу; звірте висновки податкового органу із фактичними даними та документацією.

Підготуйте письмові заперечення. У запереченнях наведіть аргументи на спростування обставин, викладених в акті, посилаючись на конкретні норми законодавства; зазначте фактичні обставини, які підтверджують вашу позицію, з посиланням на відповідні документи.

Долучить до заперечень документи, які підтверджують правомірність фактичних дій та спростовують висновки податкового органу. Якщо в акті зазначено відсутність або ненадання документів під час перевірки – підготуйте копії таких документів і долучіть їх до заперечень.

Оформіть перелік документів (додатків) правильно: зазначте не лише найменування документів, що додаються, а й дату і номер кожного документа.

Дотримуйтесь строків подання заперечень. Подайте письмові заперечення разом із додатками до контролюючого органу особисто (нарочно) або відправте поштою з описом вкладення.

Зберігайте докази подачі заперечень: копію опису вкладення, чек про відправку або вхідний штамп податкового органу.

Контролюйте подальші дії податкового органу – якщо податкове повідомлення-рішення буде винесено, підготуйтесь до адміністративного або судового оскарження.

6. Бліц-відповіді на часті запитання щодо фактичних перевірок

• Чи можна не допустити перевіряючих до проведення фактичної перевірки?

Так, якщо документи – наказ, направлення, службові посвідчення оформлені з порушеннями або не були пред’явлені на підтвердження повноважень.

• Чи можуть проводити фактичну перевірку без попереднього повідомлення?

Так, фактична перевірка проводиться без попереднього повідомлення платника податків.

• Скільки часу триває фактична перевірка?

Тривалість фактичної перевірки не може перевищувати 10 діб, але ПК України передбачає можливість її продовження у виняткових випадках. Платнику податків має бути надана копія наказу про продовження строку перевірки.

• Чи можуть податківці перевіряти документи, не пов’язані із предметом фактичної перевірки?

Ні, перевірка повинна стосуватися лише питань, визначених у наказі на її проведення.

• Чи можуть проводитись фактичні перевірки за період, який вже було перевірено?

Так, якщо перевірка проводиться для контролю припинення порушення законодавства. Така перевірка проводиться одноразово протягом 12 місяців з дати складання акта за результатами попередньої перевірки (п. 80.3 ПКУ).

• Як оскаржуються результати фактичної перевірки?

Податкові повідомлення-рішення за наслідками фактичної перевірки можуть бути оскаржені в адміністративному або в судовому порядку.

7. Висновок

Фактичні перевірки є дієвим інструментом контролю податкової дисципліни, але водночас вони нерідко стають викликом для платників податків. Розуміння прав та обов’язків, належна підготовка до перевірки, а також грамотний аналіз і реагування на кожному етапі її проведення допоможуть знизити ризики та захистити інтереси бізнесу.

Ключ до успішного проходження перевірки — це прозорість діяльності, ведення документації відповідно до вимог законодавства, а також оперативне залучення фахівців у разі виникнення спірних ситуацій.