1. Чому компанії не бажають відкривати інформацію про шахрайські випадки?

В той час, коли випадки корпоративного шахрайства зростають, відсоток тих, про які повідомили правоохоронним органам зменшується. Це можна пояснити частково тим, що компанії стурбовані тим, що повідомляючи про внутрішнє корпоративне шахрайство, вони завдають шкоди своїй репутації. Проте на власній практиці ми виявили додаткову причину – багато компаній вважають, що правоохоронним органам та правоохоронній системі не можна довіряти в повній мірі.

В таких випадках мовчазна, самостійна боротьба з  корпоративним шахрайством, здається є найбільш розумним підходом. Однак довгострокові наслідки такого вибору є досить негативними.

Не повідомляючи про шахраїв правоохоронним органам, перші можуть вільно переходити з однієї організації до іншої. Потім менеджерам стає все важче відрізняти надійних співробітників від сумнівних при прийомі на роботу. Це також збільшує ризик того, що деякі шахраї матимуть можливість удосконалити свою тактику і стати “серійними шахраями”. Тому вкрай важливим є дотримання балансу між боротьбою з корпоративними шахраями власними силами та зверненням до правоохоронних органів за притягненням винних до відповідальності.

2. Чому контроль важливий?

Багато керівників компаній ставляться до внутрішнього контролю як до виснажливого завдання, яке знаходиться у нижній частині їх списку пріоритетів і оскільки майже ніхто, ніколи не дістається до кінця свого списку справ, часто ці питання залишаються невирішеними. Проте внутрішній контроль є необхідним кроком, коли мова йде про запобігання та виявлення внутрішнє корпоративного шахрайства і керівники повинні піднімати це питання вчасно та рішуче запроваджувати поліпшення.

Внутрішній контроль є потужним інструментом для захисту інтересів та активів будь-якої компанії. Ефективний внутрішній контроль допомагає запобігти корпоративному шахрайству та виявити його на ранній стадії, тим самим пом’якшуючи потенційні збитки та негативні наслідки для компанії. Добре спроектована система внутрішнього контролю може призвести до більш ефективних та дієвих операцій, оскільки наприклад, вона дозволяє компаніям виявляти та удосконалювати повторювані або непотрібні процедури, а також слабкі місця в їхніх системах корпоративної безпеки.

У цій статті наведено огляд кроків  внутрішнього контролю необхідних для запобігання внутрішнє корпоративному шахрайству в компаніях.

3. Десять кроків для попередження внутрішнє корпоративного шахрайства

З метою зниження ризиків корпоративного шахрайства, наша команда визначила десять простих але важливих кроків, які можуть бути активно впроваджені в будь-якій компанії, що має на меті захиститись від внутрішнє корпоративного шахрайства.

До них відносяться:

1. Встановлення, підтримка та просування не прийняття шахрайства через етичну корпоративну культуру компанії.

Одним з кроків для боротьби з корпоративним шахрайством є встановлення і підтримка принципів нульової толерантності щодо будь-яких форм шахрайства в межах корпоративної культури компанії. Це передбачає ретельне усвідомлення всіма співробітниками того, що будь-які прояви нечесності або шахрайства неприпустимі і будуть суворо покарані. Компанія повинна активно просувати ці цінності серед своїх працівників, вчасно і чітко наголошуючи на них через тренінги, комунікаційні кампанії та приклади успішних кейсів. Такий підхід створює атмосферу відкритості і взаємодовіри, а також демонструє, що компанія серйозно ставиться до боротьби з будь-якими проявами шахрайства.

2. Забезпечення структурованого плану боротьби з корпоративним шахрайством.

Забезпечення структурованого плану боротьби з корпоративним шахрайством передбачає ретельне вивчення всіх можливих аспектів проблеми і розробку комплексного набору заходів для запобігання та виявлення корпоративного шахрайства. Цьому допомагає проведення аудиту внутрішніх процесів та процедур, щоб виявити можливі слабкі місця, через які можуть виникати кейси корпоративного шахрайства.

Крім того, важливо забезпечити ефективний механізм звітності та внутрішнього контролю, який дозволяє співробітникам відкрито повідомляти про будь-які підозрілі або незаконні дії, а також вчасно реагувати на них і вживати відповідні заходи.

Необхідним кроком є також забезпечення незалежного моніторингу і оцінки ефективності заходів боротьби з корпоративним шахрайством, щоб впевнитися, що такі заходи дійсно працюють і виконують свою функцію відповідно до очікувань.

3. Проведення регулярних оцінок ризиків корпоративного шахрайства.

Проведення регулярних оцінок ризиків корпоративного шахрайства є важливою складовою програми протидії йому в компанії. Цей процес передбачає систематичний аналіз потенційних загроз, які можуть призвести до шахрайства або корупції в діяльності компанії.

Тут першим етапом є ідентифікація можливих джерел ризиків, включаючи внутрішні та зовнішні чинники. Внутрішні фактори можуть включати слабкі місця в системах контролю, недостатню розділеність обов’язків або відсутність ефективних механізмів звітності. Зовнішні чинники можуть включати зміни в законодавстві, економічні фактори або тенденції в галузі, які можуть стати джерелом ризику для компанії.

Після ідентифікації потенційних ризиків необхідно оцінити ймовірність їх виникнення та вплив на діяльність компанії. Це може включати аналіз історичних даних компанії, експертні оцінки або проведення спеціалізованих досліджень.

При цьому оцінка ризиків має бути постійним процесом, оскільки умови та контекст можуть змінюватися з часом. Тому необхідно регулярно переглядати та оновлювати цей процес з урахуванням нових чинників і відомостей. Тільки така систематична практика дозволить організації ефективно протистояти ризикам корпоративного шахрайства та забезпечить стабільну і головне безпечну діяльність компанії.

4. Проведення тренінгів з підвищення освіченості співробітників щодо корпоративного шахрайства.

Проведення тренінгів з підвищення освіченості співробітників щодо корпоративного шахрайства є важливим елементом стратегії протидії шахрайству в компанії. Цей процес передбачає надання співробітникам необхідної інформації та навичок, щоб вони могли виявляти, усвідомлювати та запобігати можливим випадкам корпоративного шахрайства.

Тренінги повинні включати у себе огляд основних концепцій корпоративного шахрайства, вказуючи на його різноманітні форми та вплив на компанію.

Крім того, важливо включити в тренінги конкретні приклади успіху та невдач, які можуть стати навчальним матеріалом для співробітників. Це допоможе зрозуміти принципи роботи механізмів захисту від корпоративного шахрайства та корупції.

Завершальним кроком є оцінка ефективності проведених тренінгів та внесення необхідних коректив в програму навчання. Це може включати збір зворотнього зв’язку від учасників тренінгів, аналіз статистичних даних в компанії, а також постійне оновлення змісту тренінгових програм для врахування нових трендів та методів протидії корпоративному шахрайству.

Такий підхід дозволить компанії ефективно формувати культуру нульової толерантності до шахрайства та корупції серед своїх співробітників.

5. Впровадження механізму звітності для посадових осіб.

Впровадження механізму звітності для посадових осіб є ще однією важливою складовою стратегії протидії корпоративному шахрайству в компанії.

Першим кроком у впровадженні механізму звітності є створення спеціальних каналів зв’язку, через які працівники можуть надсилати свої звіти та скарги. Це може включати створення електронної системи звітності, гарячої лінії або інші засоби комунікації, які забезпечують конфіденційність та безпеку звітів.

Наступним кроком, необхідно розробити процедури обробки отриманих звітів та інформації, що включає в себе чітке визначення відповідальних осіб за обробку та розгляд звітів, а також часові рамки для реагування на викладену в них інформацію. Важливо також забезпечити прозорість та об’єктивність у процесі обробки звітів, щоб уникнути можливих конфліктів із зацікавленими сторонами.

Крім того, важливо забезпечити захист осіб, які надсилають звіти про можливі випадки корпоративного шахрайства. Наприклад надання гарантій конфіденційності, захисту від помсти або дискримінації.

6. Розподіл обов’язків.

Розподіл обов’язків є стратегічним заходом для запобігання корпоративному шахрайству в компанії, що передбачає розподіл ключових функцій та завдань між різними співробітниками з метою зменшення можливості зловживання повноваженнями.

Під час розподілу обов’язків важливо визначити конкретні ролі та обов’язки кожного працівника в процесі виконання ключових функцій. Важливо забезпечити таку структуру щоб не було жодної особи, яка має повний контроль або доступ до всіх процесів без належної перевірки або погодження. Кожна функція повинна бути розділена між різними особами таким чином, що дозволяє створити систему внутрішнього контролю та взаємного нагляду.

7. Розробка політик, процедур і керівних принципів для співробітників щодо виявлених ризиків корпоративного шахрайства.

Розробка політик, процедур і керівних принципів для співробітників щодо виявлених ризиків корпоративного шахрайства є ще одним з ключових етапів в забезпеченні ефективної боротьби з корпоративним шахрайством.

Політики повинні чітко визначати правила поведінки та відповідальності співробітників у випадках виявлення підозрілих або шахрайських дій.

Процедури повинні детально описувати кроки, які необхідно вжити в разі виявлення корпоративного шахрайства. Вони можуть включати в себе ідентифікацію, документування та розслідування шахрайських випадків.

Керівні принципи повинні встановлювати загальні принципи та цінності, які повинні керувати діяльністю компанії в сфері боротьби з корпоративним шахрайством. Сюди можемо віднести принципи етичної поведінки, прозорості, відкритості та відповідальності.

8. Забезпечення регулярної незалежної інвентаризації та підрахунку грошових коштів або активів.

Забезпечення регулярної незалежної інвентаризації та підрахунку грошових коштів або інших активів є важливою складовою внутрішнього контролю в компанії, спрямованою на запобігання корпоративному шахрайству. Цей процес передбачає ретельне планування і проведення інвентаризації, включаючи розробку чітких інструкцій та процедур для персоналу, які беруть участь у цьому процесі.

Після завершення процесу інвентаризації важливо провести аналіз отриманих результатів та ідентифікацію виявлених відхилень або невідповідностей. Будь-які аномалії необхідно ретельно розслідувати та вжити заходи для усунення проблеми.

9. Перевірка кандидатів перед прийняттям на роботу.

Перевірка кандидатів перед прийняттям на роботу є елементом процесу управління персоналом, спрямованого на забезпечення безпеки, відповідності законодавству та відбору найбільш кваліфікованих та чесних працівників для компанії. Перевірка, може включати в себе різноманітні методи та джерела інформації. Наприклад, перевірка резюме може включати перевірку освіти через профільні сервіси, а перевірка попередніх місць роботи може включати звернення до попередніх роботодавців.

10. Забезпечення компанії якісними трудовими договорами, які враховують відповідні виробничі відносини.

Забезпечення компанії якісними трудовими договорами, які враховують відповідні виробничі відносини, є важливою складовою кадрової політики компанії і має на меті забезпечення захисту як працівників, так і роботодавця. Забезпечення трудових договорів, які враховують відповідні вимоги законодавства та ризики, пов’язані з шахрайством дозволяє організації захистити себе від правових ризиків та фінансових втрат, зберігаючи високі стандарти етики та відповідальності.

4. Висновки

Створення ефективної системи контролю – це в першу чергу культура, яка цінує етику та прагне бути вільною від шахрайства, нечесності та корупції. Без цього засоби контролю залишаються лише на рівні документації. Ефективні системи управління починаються з рішення ТОП  менеджменту компанії щодо нульової толерантності до шахрайства. Компаніям не достатньо зазначити цінності на своєму веб-сайті, у своїх звітах та в посібниках для співробітників. Лідери повинні робити більше, ніж просто словами висловлювати етику та чесність, вони повинні практикувати етичну поведінку, демонструвати чесність та приймати рішучі заходи, коли цінності порушуються іншими співробітниками компанії. Коли співробітники знають, що їх не дисциплінуватимуть і можуть навіть бути винагороджені за погану поведінку, вони будуть більш схильні до потенційних шахрайських дій. В той же час коли співробітники спостерігають, як керівництво переосмислює внутрішній контроль і створює відповідно політику, контролює її дотримання, це є чітким меседжем не лише про те, що ці засоби контролю є важливі та цінуються, а й про те, що компанію  складно обманути.

Ми розуміємо, що впровадження перелічених заходів є не простою задачею, тому закликаємо Вас звертатись до фахівців Юридичної компанії “АРМАДА”. Разом ми досягнемо поставленої мети.