Заброньований працівник не повернувся з-за кордону: дії роботодавця

Для багатьох українських підприємств закордонні відрядження працівників є невід’ємною складовою господарської діяльності. Особливо це стосується компаній, які працюють на міжнародних ринках, виконують зовнішньоекономічні контракти та забезпечують перевезення вантажів, постачання продукції або технічне обслуговування обладнання за кордоном.

Водночас випадки неповернення працівників після перетину державного кордону стають для роботодавців серйозним викликом. Такі ситуації можуть мати не лише кадрові наслідки, а й спричиняти значні фінансові втрати, шкодити діловій репутації підприємства та ускладнювати виконання зобов’язань перед міжнародними партнерами, замовниками та державними органами. Непоодинокими є випадки неповернення працівників після участі в міжнародних конференціях, ділових заходах або виконання завдань у межах міжнародних перевезень. Зокрема, непоодинокими виникають випадки залишення транспортних засобів разом із вантажем після перетину державного кордону, невідвідування міжнародних конференціях та інших закордонних заходах за запрошенням міжнародних партнерів тощо. Такі обставини можуть призвести до порушення договірних зобов’язань, фінансових збитків і репутаційних втрат підприємства.

Неповернення працівника також може ускладнити реалізацію запланованих проєктів, проведення переговорів і виконання зобов’язань перед державними органами та міжнародними партнерами. Роботодавцю доводиться оперативно реагувати на кадрові проблеми й водночас мінімізувати господарські наслідки у разі настання такої непередбачуваної ситуації.

Якщо заброньований працівник не повернувся із закордонного відрядження, роботодавцю потрібно зафіксувати відсутність, оцінити підстави для звільнення й окремо вирішити питання бронювання. Далі пояснюю, які документи допоможуть обґрунтувати ці рішення в разі трудового спору.

Правова оцінка неповернення працівника з-за кордону потребує індивідуального підходу. Роботодавцю важливо не лише встановити обставини відсутності, а й визначити законний механізм припинення трудових відносин. Залежно від фактичних обставин і наявних доказів можна розглянути такі правові підстави:

• Звільнення за власним бажанням (стаття 38 КЗпП України). Працівник може ініціювати припинення трудового договору, подавши відповідну заяву, навіть перебуваючи за кордоном. Роботодавцю необхідно переконатися в добровільності волевиявлення працівника та належно підтвердити отримання заяви. За загальним правилом працівник письмово попереджає роботодавця за два тижні, крім передбачених законом винятків.
• Звільнення за прогул (пункт 4 частини першої статті 40 КЗпП України). Ця підстава може застосовуватися за відсутності працівника на роботі без поважних причин, зокрема понад три години протягом робочого дня. Роботодавець повинен документально зафіксувати відсутність, витребувати письмові пояснення відповідно до статті 149 КЗпП України та дотриматися строків застосування дисциплінарного стягнення, визначених статтею 148 КЗпП України. Перед ухваленням рішення необхідно перевірити обставини неповернення та можливі поважні причини відсутності.
• Звільнення через тривалу відсутність працівника (пункт 8-3 частини першої статті 36 КЗпП України). Трудовий договір можна припинити, якщо працівник відсутній на роботі понад чотири місяці поспіль і водночас відсутня інформація про причини такої відсутності. Обидві умови мають виконуватися одночасно. Тому роботодавцю необхідно підтвердити тривалість відсутності та перевірити, чи надходили від працівника повідомлення або документи щодо її причин.

Докладніше про процедуру читайте в матеріалі «Звільнення під час воєнного стану: огляд для роботодавця».

Отже, вибір підстави для звільнення залежить від фактичних обставин і наявних доказів. Сам факт неповернення з-за кордону не є автоматичною підставою для припинення трудових відносин, оскільки поспішне рішення без належного правового обґрунтування може призвести до трудового спору, поновлення працівника на роботі та стягнення середнього заробітку за час вимушеного прогулу.

Для документального підтвердження факту неповернення працівника в Україну роботодавець може звернутися до Державної прикордонної служби України із запитом про надання відповідної інформації.

Водночас відомості про перетин державного кордону конкретною фізичною особою належать до інформації з обмеженим доступом. Їх надання здійснюється з урахуванням установлених законом підстав і порядку доступу. Сам факт направлення запиту роботодавцем не створює безумовного права на отримання таких відомостей.

У разі отримання офіційної відповіді її доцільно долучити до кадрових матеріалів як додатковий доказ обставин відсутності працівника. За наявності правових підстав цей документ також може бути використаний для обґрунтування подання про анулювання бронювання. Водночас відповідь ДПСУ не замінює належного документального оформлення відсутності працівника та інших доказів, необхідних для прийняття відповідного рішення.

Належна фіксація відсутності працівника є важливою передумовою для обґрунтованих кадрових рішень, що також допомагає роботодавцю захистити свої інтереси в разі трудового спору. Для цього варто послідовно дотримуватись кілька наступних кроків:

Крок 1. Встановити обставини та строки неповернення працівника

Насамперед необхідно перевірити наказ про відрядження, визначені строки, службові завдання та інші документи, що стосуються поїздки. Це дасть змогу встановити дату, до якої працівник мав повернутися, та визначити період його подальшої відсутності.

Окремо слід з’ясувати, чи продовжував роботодавець строк відрядження, чи змінювалися домовленості щодо повернення та чи повідомляв працівник про обставини, які перешкоджали його своєчасному прибуттю.

Крок 2. Скласти акти про відсутність працівника

Якщо працівник не з’явився на роботу після завершення відрядження, роботодавцю доцільно документально зафіксувати цей факт. Для цього складають акти про відсутність працівника із зазначенням дати, часу, місця роботи та обставин виявлення неявки.

Акти варто оформлювати своєчасно, за можливості, за кожен робочий день відсутності. До складання документів доцільно залучати інших працівників, які можуть підтвердити відповідні обставини.

Водночас сама кількість актів або підписантів не гарантує правомірності подальшого звільнення. Вирішальне значення мають достовірність зафіксованих фактів, належне оформлення документів та сукупність доказів.

Крок 3. Документально зафіксувати спроби комунікації з працівником

Паралельно роботодавцю слід вжити заходів для встановлення контакту з працівником. Для цього можна використовувати телефонний зв’язок, електронну пошту та месенджери, за допомогою яких раніше здійснювалася робоча комунікація.

Кожну спробу комунікації варто фіксувати у службовій записці або іншому внутрішньому документі. Доцільно зазначати дату, час, використаний канал зв’язку та результат звернення.

Електронне листування, повідомлення та підтвердження їх надсилання необхідно зберігати. Якщо працівник відповідає, пояснює причини неповернення або повідомляє про обставини, що перешкоджають виходу на роботу, відповідну інформацію також слід долучити до матеріалів.

Крок 4. Запросити письмові пояснення щодо причин відсутності

Роботодавцю необхідно направити працівнику письмову вимогу надати пояснення причин відсутності та, за можливості, витребувати підтвердні документи. У вимозі варто чітко визначити період, якого стосуються пояснення, спосіб їх надання та контактні дані відповідальної особи.

Вимогу доцільно направити способом, який дає змогу підтвердити її відправлення та доставлення або зафіксувати невдалу спробу вручення. Якщо працівник перебуває за кордоном, слід врахувати доступність обраного каналу зв’язку та можливість фактичного отримання кореспонденції.

Якщо працівник не відповідає, роботодавцю варто зберегти докази направлення вимоги та вжитих заходів для отримання пояснень. Водночас відсутність відповіді сама по собі не доводить поважності чи неповажності причин неявки працівника. Перед прийняттям кадрового рішення необхідно оцінити всі доступні відомості та документи, зокрема ті, що можуть свідчити про поважні причини відсутності працівника на робочому місці.

Порядок бронювання, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 27 січня 2023 року № 76, передбачає декілька підстав для анулювання відстрочки від призову на військову службу під час мобілізації. У контексті неповернення заброньованого працівника з-за кордону ключове значення мають підпункти 5 і 8 пункту 31 цього Порядку.

Підпункт 5 пункту 31 Порядку передбачає анулювання відстрочки у зв’язку зі звільненням військовозобов’язаного з критично важливого підприємства, крім передбаченого Порядком винятку щодо подальшого призначення на іншу посаду в межах того самого підприємства.

Підпункт 8 пункту 31 Порядку дозволяє анулювати відстрочку на підставі обґрунтованого подання керівника критично важливого підприємства, сформованого через портал «Дія».

Отже, законодавство передбачає механізм анулювання відстрочки ще до припинення трудових відносин. Однак таке подання потребує належного обґрунтування. Сам факт неповернення з-за кордону не гарантує задоволення подання, тому роботодавцю важливо додатково зафіксувати та підтвердити обставини, на яких ґрунтується звернення.

Навіть за тривалої відсутності працівника роботодавець повинен діяти в межах трудового законодавства. Неповернення із закордонного відрядження не скасовує трудових гарантій і не звільняє підприємство від обов’язку дотримуватися процедури припинення трудового договору.

Під час судового розгляду значення матимуть правова підстава звільнення, наявні докази, дотримання процедури та обставини, на які посилаються сторони.

Особливої уваги потребує звільнення за прогул. Роботодавцю необхідно підтвердити відсутність без поважних причин, витребувати пояснення та дотриматися строків застосування дисциплінарного стягнення. Якщо працівник надає медичні документи або повідомляє про обставини, що перешкоджали поверненню, їх потрібно оцінити до ухвалення рішення.

У разі застосування пункту 8-3 частини першої статті 36 КЗпП України слід окремо підтвердити обидві умови: відсутність понад чотири місяці поспіль та відсутність інформації про причини неявки. Механічне застосування цієї норми лише через тривалість відсутності працівника створює додаткові правові ризики для підприємства у майбутньому.

Якщо суд визнає звільнення незаконним, роботодавець може зіткнутися з поновленням працівника на роботі та стягненням середнього заробітку за час вимушеного прогулу.

У разі припинення трудових відносин підприємство також має виконати вимоги щодо остаточного розрахунку, виплати належних сум і компенсації за невикористані дні відпустки, якщо працівник має на неї право.

Отже, правова позиція роботодавця має ґрунтуватися не на припущеннях щодо намірів працівника, а на підтверджених обставинах. Послідовне документування, належна комунікація та правильний вибір правової підстави допомагають зменшити ризик трудового спору у майбутньому.

Мінімізувати ризики варто ще до виїзду працівника за кордон. Завчасно визначені процедури не гарантують його повернення, проте допоможуть підприємству оперативно реагувати на непередбачувані обставини.

Насамперед необхідно належно оформлювати відрядження. У наказі слід зазначати мету поїздки, строк, завдання працівника та дату повернення. За потреби ці відомості варто узгодити з іншими документами, які визначають порядок виконання трудових обов’язків.

Окрему увагу слід приділити актуальності контактних даних працівників. Підприємству доцільно мати номер телефона працівника, адресу електронної пошти та відомості про погоджені канали комунікації. Внутрішні акти можуть визначати порядок повідомлення про зміну контактів і використання електронних засобів зв’язку під час відрядження та порядок засвідчення документів, зокрема оформлення, підписання та направлення заяв та інших внутрішніх документів засобами електронного зв’язку з використанням кваліфікованих електронних підписів (КЕП).

Доцільно також встановити порядок повідомлення керівника про об’єктивні обставини та поважні причини, які перешкоджають своєчасному поверненню працівника з закордонного відряження. Це допоможе оперативно отримати пояснення, перевірити інформацію та за потреби скоригувати організацію роботи підприємства.

Внутрішні документи мають визначати зрозумілий порядок комунікації, але не повинні суперечити трудовому законодавству. Сам факт ознайомлення працівника з такими правилами не створює автоматичної підстави для звільнення або анулювання бронювання.

Працівників, які регулярно виїжджають у закордонні відрядження, варто також інформувати про правила перетинання державного кордону та необхідність своєчасно повідомляти роботодавця про зміну обставин поїздки. Водночас правові наслідки кожної ситуації слід оцінювати індивідуально.

Отже, неповернення працівника із закордонного відрядження вимагає від роботодавця не поспішних кадрових рішень, а виваженого правового підходу. Вибір підстави припинення трудових відносин має ґрунтуватися на фактичних обставинах, належних доказах і дотриманні встановленої законом процедури. Особливої уваги потребують випадки, коли працівник має чинне бронювання, адже припинення трудових відносин та анулювання відстрочки є окремими правовими питаннями. Саме тому послідовне документування обставин, належна комунікація з працівником і правильне застосування норм трудового законодавства дають роботодавцю змогу захистити інтереси підприємства та мінімізувати ризик подальших спорів.